Вступ

Підготовку конференції, незалежно від її типу, можна умовно поділити на два етапи. На першому етапі визначаються тема конференції, ставляться мета та завдання; розробляється перелік питань, які розкривають тему (план); оголошуються конкурс на кращу доповідь і девіз конференції; розподіляються обов’язки між учасниками; готуються виставочні матеріали, література, наочність.

Другий етап підготовки до конференції характеризується більш інтенсивною діяльністю організаторів та учасників; уточнюється план конференції, визначаються її учасники, складається список рекомендованої літератури, оголошуються доповідачі та виступаючі, готується інформаційний стенд.

На другому етапі центральною ланкою в підготовці конференції є її змістова сторона. У цьому плані першим помічником є організатор, який надає допомогу учасникам; переглядає зміст доповідей, аналізує їх; порівнює, співставляє, прогнозує можливі зіткнення різних точок зору, поглядів, переконань. Якщо визначаються опоненти доповідачів, то вони теж повинні заздалегідь ознайомитися зі змістом доповідей. При цьому переслідується мета виявлення наявності нової інформації, цікавих статистичних даних, фактів, прикладів з літератури та практичної діяльності, які мають узагальнюючий характер і сприяють підвищенню інтересу учасників до певної теми конференції.

1. Основні завдання проведення конференцій

Хотілося б відзначити, що прес-конференції представляють собою досить ефективний метод передачі інформації пресі та інших ЗМІ. Отримавши величезне розповсюдження прес-конференції, як метод спілкування із засобами масової інформації, дають досить позитивні результати.

Прес-конференції — це спеціальний захід, який проводять для того, щоб поширити важливу інформацію одночасно серед багатьох ЗМІ. Вони призначені «для друку» і для «зазначення» імен тих, хто говоритиме. Вони мають на меті дати журналістам кількох різних ЗМІ нагоду ставити будь-які запитання стосовно теми прес-конференції. Перевага скликання прес-конференції для обговорення досить важливих проблем в тому, що усі запитання можна отримати відразу і заощадивши час.

Це також добра нагода для розширення та поліпшення контактів з пресою. Уважно спостерігаючи за питаннями журналістів, за їх спрямованістю, можна також визначити позицію ЗМІ в тій чи іншій ситуації і зробити належні висновки щодо подальшої поведінки.

У системі засобів комунікації особливо важливим є міжособистісне спілкування – мікрорівень комунікації, який вагомо впливає на його макрорівень – засоби інформації, кіно, пропаганду тощо. Адже “інформацію офіційного суб’єкта масової комунікації успішніше сприймають та засвоюють люди лише тоді, коли її позитивно оцінив неофіційний суб’єкт, підтримав її” [4, с. 275].

Прес-конференції — один з найбільш поширених та ефективних способів організації зв’язків з громадськістю та передачі їй необхідної інформації через посередника, роль якого в даному випадку виконує преса та інші ЗМІ.

Прес-конференції доцільні в тих випадках, коли організації необхідно:

• Проінформувати свою громадськість про будь-яке важливе та неординарний подію у своєму житті;
• Продемонструвати досягнення фірми або її нову продукцію;
• Представити нову концепцію розвитку, що викликає масовий громадський інтерес;
• Вирішити спірні питання, давно обговорювані громадськість.
• Налагодити особисті контакти керівництва організації з представниками ЗМІ.

Ініціаторами проведення прес-конференції в переважній більшості випадків є керівники і фахівці різних структур, організацій і компанії, а іноді працівники ЗМІ, які під тиском різних груп громадськості бажають отримати розгорнуте, кваліфікований і офіційні відповіді на зацікавив питання.

Фахівці в області зв’язку з громадськість не рекомендують організовувати прес-конференції з мало значним приводів, а також у тих випадках, коли звичайна інформація може бути передана за допомогою традиційних засобів (наприклад за допомогою прес-релізів).

До початку прес-конференції її організатори мають підготувати та розіслати спеціальні запрошення тим представникам ЗМІ, яких вони хотіли б бачити, на даному підприємстві. Такий вибірковий підхід до складу приватників прес-конференції не виключає, однак, того, що на ній будуть присутні журналісти опозиційно налаштованих видань. Організатори прес-конференції не повинні перешкоджати їх участі в обговоренні намічених проблем, оскільки це майже завжди негативно впливає на діловий імідж організації, свідчить про невпевненість керівництва фірми в правильності своїх позицій. Небажання вислухати гострі запитання і відповідати на критичні зауваження.

Представникам щоденних видань запрошення для участі в прес-конференції рекомендується висилати приблизно за тиждень до її проведення, з тим щоб у них було кілька днів для планування власної роботи та підготовки до заходу, якщо в роботі прес-конференції передбачається участь журналістів з щомісячних і щоквартальних видань, то терміни розсилки запрошень повинні бути скориговані відповідним чином.

В самому запрошенні слід вказати:

• Місце, день і час проведення прес-конференції, її приблизну тривалість.
• Загальну тематику прес-конференції та перелік основних питань, передбачуваних до розгляду
• Прізвища і посади основних учасників прес-конференції з боку її організаторів [7, c. 65-66].

В запрошенні не рекомендується занадто докладно перераховувати і, тим більше, коментувати основні питання прес-конференції, щоб не послабити інтерес представників ЗМІ до майбутньої події.

При виборі дня проведення прес-конференції необхідно прагне до того, щоб він не збігався з днем проведення в цьому ж місті будь-якого іншого великого події, що становить широкий громадський інтерес і що залучає основну масу журналістів із різних ЗМІ.

Засоби масової інформації, які отримали запрошення для участі в прес-конференції, але не надіслали на неї з яких-небудь причин своїх представників, не повинні позбутися можливості розповісти про дану подію на своїх сторінках, радіо-або телеефірі. Тому організатори прес-конференції зазвичай розсилають у згадані ЗМІ всі необхідні матеріали, а також тексти або тези основних виступів учасників прес-конференцій.

Керівники ЗМІ щодня отримують велику кількість запрошень для своїх співробітників на ту чи іншу прес-конференцію. Деякі запрошення викликають у них інтерес, а інші вони просто ігнорують. Саме тому організаторам прес-конференцій необхідно враховувати, що кількість розісланих запрошень далеко не завжди буде збігатися з кількістю відвідали її журналістів і репортерів. У будь-якому випадку доцільно продумати і організувати процедуру реєстрації осіб, перебувають для участі в роботі прес-конференції. Це тим більш корисно зробити для оцінки дієвості прес-конференції за результатами аналізу публікацій про неї у тих чи інших виданнях та відповідних репортажів в інших ЗМІ.

Важливе значення для проведення прес-конференцій мають особистість виступаючого, його ораторські здібності та знання обговорюваного предмету. Далеко не завжди ці властивості поєднуються в одній людині, тому організатори прес-конференцій змушені вирішувати, кому довірити ведення прес-конференції — митецькому оратора, досконало володіє технікою усного мовлення, або ж висококваліфікованому фахівця, не вміє «красиво говорити», але досконало знає обговорюваний предмет.

Розумним виходом з подібної ситуації може бути така організація прес-конференцій, при якій вступне слово і головний доповідь робить людина, що має досвід публічного виступу, а відповіді на конкретні питання і специфічні коментарі дає фахівець в тій чи іншій галузі.

Перед початком прес-конференцій іноді доцільно провести коротку репетицію тієї її частини, на якій доповідач виступає з основною мовою, додатково проінструктувати персонал на випадок непередбачених питань і ситуацій.

Іноді корисно заздалегідь розподіляти деякі питання (з числа передбачуваних) серед своїх співробітників, з тим щоб вони могли задати їх виступаючим у відповідний момент для пом’якшення важкій ситуації або перекладу обговорення на іншу тему. Цей прийом часто використовується в практиці проведення прес-конференцій, однак зловживати ним не варто [3, c. 49-50].

Технологія проведення прес-конференцій не повинна передбачати бесіду і обмін інформацією між основними виступаючими і запрошеними представниками ЗМІ безпосередньо перед початком прес-конференції.

Після завершення виступу основних доповідачів організатори прес-конференції повинні оголосити, що для запитань журналістів і відповідей на них відводиться строго певний час.

В ході прес-конференції запрошені представники ЗМІ можуть поставити запитання, що носять критичний, компрометуючий і недоброзичливий характер по відношенню до організації, що проводить даний захід. Цілком зрозуміло небажання організаторів відповідати на подібні питання. Проте відмова в даному випадку набагато менш доречний, ніж спроба пом’якшити питання, відповісти на нього ухильно або неповно, перевести розмову на іншу тему.

Під час виступу основних учасників прес-конференції та відповідей на питання запрошених журналістів і репортерів організатори прес-конференції нерідко підкидають заготовлені заздалегідь «сенсаційні новини» та повідомлення. Подібний прийом підвищує інтерес до подій заходу, але користуватися ним треба обережно і в міру.

В числі організаційних питань підготовки та проведення прес-конференції істотне місце займає швидке і безпомилкова ідентифікація всіх її учасників. Для цього організатори прес конференції повинні забезпечити залучених співробітників організації невеликими пластиковими нагрудними табличками, що містять інформацію про ім’я, прізвище даного учасника заходу, його займаної посади в компанії, обов’язки щодо участі у прес-конференції. За можливості такі таблички повинні бути забезпечені фотографіями власників і їх службовими телефонами. Перед виступаючими на прес-конференції також доцільно розставити ідентифікаційні таблички із зазначенням прізвищ, імен та посад.

Для підвищення результативності прес-конференції кожному з присутніх на ній представників ЗМІ повинні бути вручені необхідні інформаційні матеріали (прес-релізи, фотографії, слайди, відео-та аудіокасети, дискети, каталоги, звіти та інші документи, що містять інформацію з обговорюваних питань).

Організатори прес-конференції повинні ретельно продумати численні технічні аспекти її забезпечення (приміщення, столи, стільці, освітлення, справні розетки, мікрофони, засоби орг. Техніки, оперативний зв’язок, місце для телекамер і т.д.) [12, c. 87-88].

В залежно від подій, що визначають місце проведення прес-конференцій, зустрічі журналістів з головними особами підрозділяють на кілька видів.

Оперативні прес-конференції проводять в терміновому порядку, на місці подій або пригод, слідом за підбиттям підсумків голосування, закінчення переговорів і т.д. «Летючі прес-конференції виникають з ініціативи самих журналістів при згодою їх «візаві». Спеціально обумовлюється неофіційний характер подібних прес-конференцій, тому що подальші заяви, роз’яснення влади уточнюють трактування події, доповнюють її новими фактами, подробицями, включають аналіз ситуації.

Регулярні прес-конференції організуються в заздалегідь оголошене час у спеціально пристосованих для зустрічі приміщеннях (прес-клуби, конференц-зали, будинки і клуби журналістів, прес-центри і т.д.).

Після завершення прес-конференції організатори зазвичай влаштовують для запрошених журналістів і репортерів невелике частування (коктейль, фуршет і т.п.). Мета даного заходу — зовсім не налагодження дружніх контактів з представниками агресивно налаштованих ЗМІ, а створення неформальної обстановки для більш ефективного спілкування керівників і фахівців компанії з представниками ЗМІ та ділових кіл.

Після завершення прес-конференції її організатори повинні оцінювати результативність проведення заходу Для цього необхідний повний і детальний аналіз матеріалів про що пройшла прес-конференції, що з’явилися в ЗМІ через деякий час, — як правило, це виконується фахівцями зі зв’язків з громадськістю організації, що проводить прес-конференцію [9, c. 75].

2. Порядок підготовки та проведення конференцій

Раціональна організація ділових зустрічей забезпечує швидкість і діловитість їх проведення, ефективність прийнятих рішень. Підготовка до проведення конференцій потребує певних організаційних зусиль, часу, тому вона теж має свою «вартість». Для визначення її фіксують кількість учасників конференції, її тривалість, вираховують годинну тарифну ставку одного учасника.

Отримана величина іноді засвідчує непродуктивне витрачання робочого часу на проведення конференцій.

Підготовка конференцій передбачає:

—      визначення видів конференцій;

—      розроблення раціональної місячної (тижневої) структури конференції;

—      розроблення процедур проведення конференції з визначенням кола учасників;

—      регулярне інформування зацікавлених осіб про виконані або виконувані роботи;

—      оперативне оцінювання якості виконаних і виконуваних робіт;

—      регулярні консультації фахівців спорідненого профілю.

Багато питань можна з’ясувати і без конференції. Вони потрібні тоді, коли необхідно обмінятися інформацією, з’ясувати думки і позиції, проаналізувати складні ситуації й проблеми, прийняти рішення з комплексних питань. Альтернативами конференції можуть бути одноосібне прийняття рішення відповідальним керівником, низка телефонних розмов чи селекторна нарада, об’єднання з іншою нарадою.

План основних конференцій складають на перспективу —і місяць, квартал, рік.

Формулювання теми конференції повинно окреслювати предмет обговорення, бути точним, конкретним, мати активну форму.

У графі «Мета конференції» фіксують очікуваний від її проведення результат. Це може бути попередній обмін думками, підготовка рекомендацій для прийняття рішення, прийняття рішення тощо.

«Порядок денний конференції» містить перелік питань у послідовності, в якій їх винесено на обговорення [11, c. 101-102].

До початку конференції її учасники отримують письмовий документ, що також носить назву «Порядок денний конференції», у якому зафіксовані тема, мета конференції, перелік питань для обговорення, час та місце проведення конференції, прізвища доповідачів, співдоповідачів, відповідальних за підготовку питань, час, відведений для обговорення кожного питання.

Складаючи план проведення конференції, необхідно продумати коло учасників. Не завжди велика їх кількість забезпечує ефективні рішення. Доцільно запрошувати тільки тих працівників і радників, яких безпосередньо стосуються рішення засідання, які володіють відповідними знаннями, мають досвід вирішення аналогічних Проблем, уміють співпрацювати й враховувати інтереси інших. Це не принижує авторитет керівника, навпаки, сучасний стиль керівництва полягає в тому, щоб керівник підбирав кваліфікованих спеціалістів, здатних вносити продуктивні пропозиції, відповідати за рішення у межах власної компетенції. Плідний обмін думками можливий за участі у ньому 7—9 осіб (проблемні конференції). Збільшення кількості учасників знижує середній коефіцієнт участі (віддачі) присутніх.

Кожна прес-конференція має свій план, свою структуру, що включає послідовність ряду подій. Сценарій прес-конференції містить перерахування всіх подій майбутньої зустрічі із вказівкою виконавців і часу (аж до мінут), що відводиться на кожну з єдиного заходу:

— відкриття;

— подання хазяїв (улаштовувачів) прес-конференції;

— вступне слово ведучого;

— виступу (інформаційні повідомлення);

— питання й відповіді;

— закриття;

— неофіційна частина, що включає перегляд слайдів, відеороликів і т.п.

Загальна тривалість прес-конференції не повинна перебільшувати 30- 60 хвилин. Менш 30 хвилин — це оперативний брифінг. По закінченню 60 хвилин увага, як правило, слабшає відчуття значимості, і солідності конференції поступово втрачається. Тому навіть якщо питання не скінчились, має сенс припинити прес-конференцію штучно. Продовжувати прес-конференцію більше години має сенс у тих випадках, коли ньюсмейкер ще не висловив того, що хотів.

Важливо також на підготовчому етапі прес-конференції перевірити готовність всіх підрозділів, для цього необхідно провести репетицію всіх учасників. Особливу важливість репетиція представляє у випадку, якщо учасники прес-конференції новачки, що вперше виходять назустріч із журналістами. Однак і для спокушених у цій справі асів прес-конференцій репетиція необхідна, якщо намічається телевізійна трансляція. Під час репетиції перевіряється готовність засобів зв’язку, вибирається режим висвітлення площадки, інтер’єр (зі столом президії), ракурси зйомок, мікрофони в залі та інше. Дуже важливо також прорепетирувати питання й відповіді, що можна здійснити за допомогою залучення статистів.

Виступу на прес-конференції готуються заздалегідь. Вони можуть бути просто зачитані, виучені напам’ять або вимовлені в імпровізованій формі. Характер цих виступів, їхня структура залежать від цілей прес-конференції. Суспільно-політична проблематика вимагає розгорнутої заяви з обґрунтуванням позиції, повідомленням нової інформації, подробиць і деталей.

Непогано було б посадити виступаючих на піднесенні (хоча й необов’язково). Однак важливо, щоб перед виступаючими стояли таблички з їхніми іменами, причому букви повинні бути досить більшими, щоб можна було прочитати із задніх рядів. Всі співробітники, задіяні на прес-конференції, повинні мати значки зі своїми іменами (про цю немаловажну деталь часто забувають) [15, c. 63-64].

Прес-конференцію веде секретар або відповідальний за цей захід співробітник. Варто згадати й про те, що прес-секретар — це ключова фігура прес-служби або прес-центру. Основні моменти його діяльності регулярність контакту з журналістами про інформування громадськості про цілях і змісті діяльності організації або фірми, коментар рішень, дій керівництва, тлумачення змісту рішень і дій також ставляться до сфери діяльності прес-секретаря. Всі заяви прес-секретаря повинні носити об’єктивний, достовірний характер і бути інформаційно достатніми.

Прес-секретар або відповідальний за проведення прес-конференції звичайно призиває присутніх тишу й починає виступ. У вступному слові прес-секретаря оголошується тема прес-конференції й подання кожного з тих, хто влаштовує дану зустріч із журналістами (поіменне знайомство, із вказівкою посади, титулу, звання та ін.). Ведучим прес-конференції також оголошує й регламент, а надалі  він і стежить за його виступом.

Що стосується виступів представників фірми, то вони повинні бути інформаційно ємними, лаконічними і короткими, особливо якщо передбачається, що буде багато питань. Досить часто виступи супроводжуються показом слайдів.

Деякі модератори не приділяють належну увагу вступної мови. Проте  , значення вступної мови здається нам дуже важливим. Вступом ви як би задаєте свої правила інформаційної гри (тобто взаємодії з журналістами). Вступне слово модератора включає подання учасників прес-конференції, анонсування теми й правил ведення прес-конференції.

Організатори прес-конференції вправі оголосити будь-який регламент її проведення (формат і кількість питань). Надалі , коли виявляться спроби журналістів порушити регламент прес-конференції, модератор повинен негайно їх припиняти. Головне враховувати, що формат прес-конференції не припускає дискусію або навіть обмін думками. Функція прес-конференції — інформування громадськості через ЗМІ. Порядок питань регулюється звичайно черговістю піднятих журналістами рук.

Випереджати питання журналістів повинне сам виступ ньюсмейкера. Головний критерій успішного виступу на прес-конференції — інформативність (хоча перевантаженість виступу інформацією також не вітається: у ЗМІ можуть з’явитися перекручування). Тому ніколи не варто приводити скільки-небудь широкий перелік цифр, прізвищ, організацій і іншої фактографічної інформації (передайте журналістам відповідні відомості в письмовому виді).

Найбільш оптимальна форма поводження на прес-конференції:

— природність;

— помірна емоційність;

— доброзичливість [5, c. 98-99].

3. Стандарти проведення конференцій

Конференція (сер.-віч. лат. conferentia -відлат. confero –збираю в одне місце) — збори, нарада  представників яких-небудь організацій, груп, держав, а також окремих осіб, учених для обговорення певних питань.

Види конференцій

• Наукові конференції
• Ехоконференції
• Веб-конференції
• Відеоконференції
• Конференц-зв’язок
• Бізнес-конференції
• Прес-конференції

Наукові конференції (англ. Academic conference) — форма організації наукової діяльності, за якої учені (рідше студенти) збираються для обговорення питань, присвячених певній темі. За своїм статусом конференція займає проміжне положення між семінаром і конгресом.

Види наукових конференцій:

• Науково-теоретична конференція
• Науково-практична конференція
• Науково-технічна конференція

Ехоконференції (ехи)- форма публічного спілкування людей у мережі Fidonet. Fidonet — некомерційна аматорська мережа — переважно самокерована спільнота, у якій координація дій і розв’язання конфліктів здійснюється обраними і/або призначуваними координаторами відповідно до Fidonet Policy і інших документів (у даній роботі структури координаторів розглядаються автором лише у зв’язку з їхніми взаєминами з модераторами ех).

Ехи являють собою публічно доступні потоки листів певної тематики, що передаються від системи до системи.

Веб-конференції (англ. Web conferencing) — технології та інструменти для онлайн- зустрічей і спільної роботи в режимі реального часу через Інтернет. Веб-конференції дозволяють проводити онлайн-презентації, спільно працювати з документами і програмами, синхронно переглядати сайти, відеофайли і зображення. При цьому кожний учасник перебуває на своєму робочому місці за комп’ютером.

Веб-конференції, які передбачають «однобічне» віщання спікера імінімальний зворотний зв’язок від аудиторії, називають Вебінарами.

Відеоконференція (англ. videoconference) — це галузь інформаційної технології, що забезпечує одночасно двосторонню передачу, обробку, перетворення та подання інтерактивної інформації на відстані у реальному режимі часу за допомогою апаратно-програмних засобів обчислювальної техніки.

Взаємодію в режимі відеоконференцій також називають сеансом відеоконференц зв’язку.

Відеоконференцзв’язок — це телекомунікаційна технологія інтерактивної взаємодії двох і більше віддалених абонентів, за якої між ними можливий обмін аудио- і відеоінформацією в реальному масштабі часу з урахуванням передачі керуючих даних [7, c. 114-115].

Відеоконференція застосовується як засіб оперативного прийняття рішення в тієї або іншій ситуації; за надзвичайних ситуацій; для скорочення відрядних витрат у територіально розподілених організаціях; підвищення ефективності; проведення судових процесів з дистанційною участю засуджених, а також як один із елементів технологій телемедицини та дистанційного навчання.

У багатьох організаціях відеоконференція приносить максимальну ефективність, а саме:

• знижує час на переїзди і пов’язані з ними витрати;
• прискорює процеси прийняття рішень у надзвичайних ситуаціях;
• скорочує час розгляду справ у судах загальної юрисдикції;
• збільшує продуктивність;
• вирішує кадрові питання і соціально-економічні ситуації;
• запобігає утомі й стресу;
• дозволяє стежити за станом ринку і швидко реагувати на його зміни;
• дає можливість ухвалювати більш обґрунтовані рішення за рахунок залучення за необхідності додаткових експертів;
• швидко й ефективно розподіляє ресурси, і так далі.

Конференц-зв’язок (англ.conferencing) — це послуга (функція, сервіс) зв’язку, що забезпечує можливість одночасного телефонного спілкування трьох і більше абонентів (співрозмовників).

Конференц-зв’язок використовують для проведення групових обговорень, нарад або переговорів у тих випадках, коли в співрозмовників немає можливості зустрітися особисто, а також у випадках, коли одну проблему потрібно обговорити відразу з декількома телефонними абонентами.

Використання конференц-зв’язку дозволяє значно заощаджувати часові ресурси, у результаті чого ця послуга дістала широкого поширення у світі.

Конференц-зв’язок передбачає, що:

• усі співрозмовники спілкуються тільки голосом (ніяких інших способів передачі інформації, крім мовного, не надається);
• усі співрозмовники можуть говорити і чути один одного одночасно (тобто забезпечується дуплексний зв’язок);
• учасники використовують для спілкування телефони (стаціонарні, мобільні або програмні).

Бізнес – конференції – збори представників однієї або декількох компаній з метою обговорення результатів співробітництва в сфері бізнесу, обговорення проблем що виникають під час реалізації бізнес-ідеї, шляхів вирішення цих проблем, поліпшення взаємодії. Такі збори звичайно проводяться в обладнаних конференц-залах з використанням спеціального устаткування для конференцій (проектори, екрани, системи синхронного перекладу та ін.) [12, c. 134-135]

Прес-конференція — організована зустріч журналістів із представниками компаній, організацій або окремими персонами, проведена у випадках, коли є суспільно значима новина, і організація або окрема відома особа, безпосередньо пов’язані з цією новиною, бажають дати свої коментарі щодо цієї новині, які були б цікаві та важливі для громадськості.

Прес-конференції:

• організують з метою надання ЗМІ проблемної інформації, коментарів;
• характеризуються можливістю одержання інформації з перших рук, перевірки відомостей і уточнення версій за допомогою питань.

Звичайно під час прес-конференції її учасники відповідають на запитання журналістів, прямо або побічно пов’язані з темою прес-конференції.

Бізнес-конференції — заходи, які організовуються некомерційною асоціацією, індивідуально, тематичним виданням або приватною компанією для своїх партнерів, в освітніх цілях або для обговорення різних тим, пов’язаних з бізнесом, причому характерно наявність широкого кола виступаючих.

Також вони можуть бути організовані як некомерційними, так і комерційними організаціями. Останні в цьому випадку часто називаються конференц-компаніями.

Бізнес-Конференції часто проходять у спеціальних центрах або більших готелях з конференц-залом.

Корпоративний ринок конференцій може бути підрозділений на три категорії: конференції наукового характеру, конференції торгово-економічного характеру, конференції членів асоціацій, що поєднують людей по різним «інтересам», наприклад, спортивним, клубним і т.п.

При підготовці конференції необхідно уважно підійти до вибору місця її проведення з урахуванням в першу чергу мотивів, а також мотивів технічного характеру (місце проведення пленарних і групових засідань, технічна оснащеність і рівень обслуговування — перекладачі, протоколісти, секретарі-стенографісти, т. п.). Важливу роль в умовах небезпеки відіграють питання забезпечення охорони.

Якщо конференція проводиться в кілька етапів, то можуть визначатися різні місця її проведення.

Складність і багатоплановість завдань, що ставляться перед конференцією, пошуки шляхів збалансованості інтересів сторін, що беруть участь в конференції, зумовлюють багатоступеневий характер її підготовки. Підготовча робота, як правило, проводиться під час багатосторонніх або двосторонніх консультацій. Конференція проходить в три етапи: визначення загальних завдань конференції, підготовка документів, їх обговорення.

Порядок денний конференцій попередньо погоджується усіма учасниками. Це дуже важливе питання кожної конференції, бо вже в порядку денному закладаються характер конференції, напрями її роботи і навіть — кінцеві результати.

До прес-конференції потрібно добре підготувати:

• заяву, яку можна виголосити перед людьми;
• відповіді на можливі запитання;
• думку, яку інформацію хотіли б бачити, опублікованою. Потрібно вирішити, що треба говорити, а що — ні. Розроблено поради тим, хто готується до прес-конференції:

1. Намагайтесь, щоб одягнений вами костюм відповідав ситуації і тій аудиторії, перед якою ви будете виступати.
2. Відповіді на питання повинні бути спокійними, правдивими і, за можливістю, стислими.
3. Ставтеся до прес-конференції як до слушної нагоди донести правду до суспільства.
4. Якщо ви захочете приховати або перекрутити факти, вам знадобиться безліч заяв, щоб зробити свою неправду правдоподібною.
5. Суспільство повинно вам довіряти, вірити вашим словам. Цією вірою не можна зловживати, не можна зраджувати її.
6. Не ставтеся до журналістів із презирством, думаючи, що їм ви можете говорити все, що хочете, що вони повірять усьому.
7. Не намагайтесь підкинути вигадку, щоб привернути до себе увагу, не плекайте ілюзій, що публіка довірлива і накинеться на сумнівну інформацію — люди хочуть знати правду, і вони заслуговують на це.
8. Ще до початку прес-конференції вам слід вирішити, що ви хочете сказати пресі і громадськості.
9. Прорепетируйте із секундоміром і магнітофоном, щоб визначити, що ви зможете повідомити за десять, двадцять, тридцять, шістдесят і дев´яносто секунд.
10. Заздалегідь напишіть цитати скорочено, як у телеграмі, щоб при необхідності готова заява без зусилля відтворилася у вашій пам´яті.
11. Відповідайте на питання прямо і без збентеження.
12. Визначте свою стратегію і уникайте сюрпризів.
13. Якщо ви готуєте заяву для опублікування її у вечірніх новинах, то призначайте час прес-конференції таким чином, щоб журналісти мали можливість прибути на неї, потім повернутися на свої робочі місця і відредагувати матеріал до ефіру. Правильний вибір часу дуже важливий.

Розуміння цілей і завдань, що стоять перед компанією-ініціатором конференції дозволить провести попередній аналіз можливості організації конференції відповідно до вимог і побажаннями замовника; у випадку неможливості проведення заходу в заданому форматі, запропонувати альтернативний варіант організації; розробити концепцію/програму конференції залежно від типу (формату) конференції в тому випадку, якщо це не визначено замовником споконвічно.

Обов’язковою умовою віднесення конференції або іншого заходу є проведення поза приміщенням організації, що виступає ініціатором конференції [10, c. 104-105].

Найуспішнішими є ті конференції, що мають галузеву спрямованість та включають презентації. Це допомагає підтримати зацікавленість, додає довіри, приваблює учасників з приватного сектора та демонструє діловий і водночас дружній підхід.

Бізнес-конференції – це порівняно прямий та ефективний метод налагодження зв’язків та мережі контактів з компаніями в цільових галузях, але вони часто дорогі для відвідування. Ви також потребуватимете підготовлених спеціалістів із знанням мов та розумінням проблем окремих галузей бізнесу. Такі спеціалісти мають бути в змозі вести серйозну дискусію з діловими людьми та пояснити потенційні переваги ведення бізнесу.

Висновки

Конференція — найбільш поширена форма обміну інформацією за певною тематикою. Одна частина доповідачів повідомляє певні наукові ідеї, результати дослідження, досвіду роботи, інша — більша частина є слухачами, сприймають інформацію беруть участь в обговоренні.

Тут на доповідачів і слухачів велике інформаційне навантаження, тому встановлюються регламент в виступах і обговоренні, організовується секційна робота.

На конференціях може використовуватись стендова інформація, виставка літератури, зразки матеріалів, оформлюються тематичні експозиції конференції, зазвичай приймаються рішення і рекомендації.

У результаті проведеного дослідження визначено, що прес-конференція — один з найпоширеніших  і ефективних способів організації зв’язків із громадськістю й передачі їй необхідної інформації через посередника, роль якого в цьому випадку виконує преса й інші ЗМІ.

Важливе значення при проведенні прес-конференцій мають особистість виступаючого, його ораторські здатності й значення обговорюваного предмета. Після завершення виступу основних доповідачів організатори прес-конференції повідомляють, що для питань журналістів і відповідей на них приділяється строго певний час.

Для підвищення результативності прес-конференції кожному із присутніх на ній представників ЗМІ вручаються необхідні інформаційні матеріали. Організатори прес-конференції ретельно продумують численні технічні аспекти її забезпечення.

По завершенню прес-конференції організатори звичайно влаштовують для запрошених журналістів і репортерів невелике частування. Метою даного заходу — зовсім не налагодження дружніх контактів із представниками ЗМІ, а створення неформальної обстановки для більше ефективного спілкування керівництва й фахівців компанії із представниками ЗМІ й інших кіл.

Список використаної літератури

1. Білик Е. Сучасна енциклопедія етикету: 1000 правил і корисних порад/ Елліна Білик,; Пер. з рос. Олени Росінської,. — Донецьк: БАО, 2005. — 382 с.
2. Галушко В. Діловий протокол та ведення переговорів: Навч. посіб./ В.П. Галушко,. — Вінниця: Нова книга, 2002. — 222 с.
3. Гах Й. Етика ділового спілкування: Навчальний посібник/ Йосип Гах,; М-во освіти і науки України, Ін-т менеджменту та економіки «Галицька академія». — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 158 с.
4. Герет Т. Етика бізнесу: монографія/ Томас М.Герет, Річард Дж.Клоноскі,; Пер. з англ. Остап Ватаманюк,; Ред. Степан Панчишин, Роман Цяпало,. — 2-е вид.. — К.: Основи, 1999. — 214 с.
5. Етика ділового спілкування: Курс лекцій/ Міжрегіон. акад.управл. персоналом; Тамара Чмут, Галина Чайка, Микола Лукашевич, Ірина Осечинська. — К.: МАУП, 1999. — 203 с.
6. Діловий етикет і культура спілкування: навч.-тематичний план, програма, плани семінар. і практ. занять для студ. напряму підготовки 0502 «Менеджмент» професійного спрямування 6.050200 «Менеджмент організацій» (менеджмент туристичної індустрії) / Федерація профспілок України ; Інститут туризму / Н.В. Федоренко (упоряд.) — К., 2006. — 18 с.
7. Калашник Г. Вступ до дипломатичного протоколу та ділового етикету: навч. посіб.. — К. : Знання, 2007. — 143с.
8. Кубрак О. Етика ділового та повсякденного спілкування: учбовий посібник/ Олег Кубрак,. — 3-тє вид., стереотип.. — Суми: Університетська книга; К.: ВД «Княгиня Ольга», 2005. — 221 с.
9. Культура ділового спілкування: Навч. посібник/ Укл. Людмила Зубенко, Віктор Нємцов,. — К.: ЕксОб, 2000. — 196 с.
10. Палеха Ю. Ділова етика: учбовий посібник/ Юрій Палеха,; Європейський ун-т фінансів, інформ. систем, менеджм. і бізнесу. — К.: Вид-во Європейського ун-ту фінанас., інформ. систем, менеджменту і бізнесу, 2000. — 179 с.
11. Резніченко В. Довідник-практикум офіційного, дипломатичного, ділового протоколу та етикету / Київська міська держ. адміністрація. — К. : УНВЦ «Рідна мова», 2003. — 480с.
12. Статінова Н. Етика бізнесу: Навчальний посібник/ Ніна Статінова, Світлана Радченко; М-во освіти і науки України, Київ. нац. торг.-екон. ун-т. — К., 2001. — 279 с.
13. Стоян Т. Діловий етикет: моральні цінності і культура поведінки бізнесмена: Навчальний посібник/ Тетяна Стоян,; М-во освіти і науки України, Київ. економ. ін-т менеджм.. — К.: Центр навчальної літератури, 2004. — 231 с.
14. Тимошенко Н. Корпоративна культура: Діловий етикет: Навч. посібник. — К. : Знання, 2006. — 392с.
15. Чмут Т. Етика ділового спілкування: Навчальний посібник/ Т.К. Чмут, Г.Л. Чайка,. — 2-е вид., пере-роб. і доп.. — К.: Вікар, 2002. — 223 с.