Освіта та самоосвіта

Все для студентов и самообразования

Сучасний діловий документ та його особливості

Зміст

1. Сучасний діловий документ його особливості

2. Характеристика договору на готельне обслуговування

3. Напишіть лист у якому дякуєте за пропозицію підтверджуєте отримання

Список використаних джерел

1. Сучасний діловий документ його особливості

Документ можна вважати однією з основних одиниць ділового стилю. Адже він використовується в різних галузях людської діяльності. Поняття „документ” є багатозначним та залежить від того для чого і в якій галузі він використовується.

Документ – основний вид ділового мовлення, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, підтверджує її достовірність та об’єктивність, оформлений у встановленому порядку та має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Отже, це діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь. Це зафіксована певним чином на спеціальному матеріалі інформація про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Оформляються на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. Одні документи складаються самостійно, інші є форматованими носіями даних, що заповнюються автоматично або вручну. У практичній діяльності установ, організацій та підприємств найпоширеніші текстові документи, інформація котрих фіксується рукописним, машинописним або друкарським способом.

В латинській мові слово dokumentum означає взірець, доказ, свідчення. Сьогодні можемо знайти такі трактування документу:

— письмовий акт, що здатен служити доказом юридичних відносин чи юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

— офіційне посвідчення особи (трудова книга, посвідчення, паспорт тощо);

— матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація;

— достовірне історичне письмове джерело.

Документ є результатом відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Тобто, документ є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Звичайно, документи також використовуються як джерела та носії інформації. В багатьох галузях людської діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Наприклад, планування відбувається за допомогою різних планів; облік є нічим іншим як складанням та роботою над певного роду документацією, контроль – збирання відомостей, їх письмове оформлення та видання вказівок.

Документи широко використовуються у повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом засвідчення, отже, мають велике правове значення.

Документ має бути достовірний, переконливий, належним чином відредагований та оформлений, повинен містити конкретні та змістовні пропозиції й вказівки. Більшість документів має задовольняти, зокрема, таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, він має бути правильно складений як за формою, так і за змістом.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами:

— За найменуванням / Заява, лист, довідка, інструкція, телеграма, протокол та інш.

— За походженням / Службові(створені організаціями, службовими особами, які їх представляють) та особисті(створені окремими особами поза сферою їх службової діяльності).

— За місцем виникнення / внутрішні(мають чинність лише всередині певної організації) та зовнішні( що є результатом спілкування установи з іншими організаціями).

— За призначенням / щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні, організаційні, розпорядчі, господарсько-договірні.

— За напрямом / вхідні та вихідні.

— За формою / стандартні та індивідуальні.

— За терміном виконання / Звичайні безстрокові,термінові, дуже термінові.

— За ступенем гласності / для загального користування, службового використання, таємні, цілком таємні.

— За стадіями створення / Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Має підпис та при потребі печатку та штамп. Копія – точне відтворення оригіналу з поміткою „копія”.

— За складністю / прості та складні.

— За терміном зберігання / тимчасового(до 10 років), тривалого(понад 10 років), постійного зберігання.

— За технікою відтворення / рукописні, відтворенні механічним способом.

— За носієм інформації / на папері, диску, фотоплівці, дискеті, магнітній стрічці.

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення. Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності називається формуляром. Кожен вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, підприємство чи організація повинні мати два види бланків: для листів та для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів – А4(210х297мм) та А5(148х210мм).

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Ділова кореспонденція — це найпоширеніший вид документації, один з способів обміну інформацією. Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

— Листи-прохання;

— Листи-звернення;

— Листи-пропозиції;

— Листи-запити;

— Листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

— Листи-попередження;

— Листи нагадування;

— Листи-підтвердження;

— Листи-відмови;

— Супровідні листи;

— Гарантійні листи;

— Листи-повідомлення;

— Листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист – цілій низці установ, колективний лист – на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Основою ділового листа є текст, який має чітко й переконливо відображати причину і мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання листа. В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні роблять висновки, вказують мету написання листа.

При складанні тексту листа слід дотримуватися таких правил:

− використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови й зрозумілі для адресата (наприклад, при використанні термінів);

− віддавати перевагу простим реченням;

− у реченнях застосовувати прямий порядок слів (підмет перед присудком; означення перед означуваними словами; додатки після керуючого слова; вставні слова – на початку речення);

− дієприслівникові звороти вживати на початку речення;

− використовувати інфінітивні конструкції;

− для попередження загострення стосунків з партнером активну форму дієслів слід замінювати на пасивну; активну форму слід вживати лише у випадках, коли важливо вказати на конкретного виконавця;

− використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які в діловодстві пишуться за загальними правилами;

− використовувати усталені синтаксичні конструкції;

− уживати стійкі (стандартизовані) сполучення;

− не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;

− використовувати форми ввічливості.

Вимоги до тексту листа.

Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним, він має характеризуватися такими найважливішими ознаками:

— правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтаксичним, стилістичним, пунктуаційним);

— змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, головної думки листа, уникнення всього зайвого; думки мають викладатися чітко й по суті, без багатослів’я та двозначності;

— послідовністю та логічністю викладу – при написанні листа автор мусить стежити за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на найістотнішому; закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої;

— мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів вираження думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

— точністю, котра значною мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запасу; виражаючи власні думки, слід добирати слова, що найбільшою мірою відповідають висловлюваному змісту; суть справи має бути викладена якомога зрозуміліше (щоб написане не викликало сумнівів або запитань);

— доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно та глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адресата; при цьому потрібно уникати всього, що може неприємно вразити, викликати роздратування (саме з цієї причини висловлювати претензії, писати листи-нагадування, відмови завжди потрібно в тактовній, ввічливій формі).

Правильно оформлений, недвозначний за змістом, бездоганний з погляду структури, грамотно написаний лист має стати запорукою успіху справи та сприятиме створенню доброго враження про автора.

2. Характеристика договору на готельне обслуговування

За договором на готельне обслуговування одна сторона (готель або інший суб'єкт, що надає послуги з розміщення) зобов'язується за дорученням іншої сторони (проживаючого) надати послуги по тимчасовому проживанню (ночівлі) у спеціально обладнаному жилому приміщенні (номері), виконати або організувати виконання інших визначених договором на готельне обслуговування послуг, пов'язаних з тимчасовим проживанням, а проживаючий зобов'язується сплатити за ці послуги встановлену плату.

До послуг, пов'язаних з тимчасовим розміщенням, належать послуги з обслуговування жилого приміщення (номера), харчування (ресторанного обслуговування), із збереження майна і багажу проживаючого, а також інші послуги, надані залежно від категорії готелю.

До відносин за договором на готельне обслуговування застосовуються норми цивільного законодавства, цей Закон, законодавство з питань захисту прав споживачів та інші нормативно-правові акти, прийняті відповідно до них. Цей Закон застосовується при наданні готельного обслуговування в мотелях, будинках відпочинку, санаторіях, пансіонатах, а також інших місцях, призначених для розміщення громадян.

Готель або інший суб'єкт, що надає послуги з розміщення, зобов'язаний до укладення договору надати необхідну і достовірну інформацію про послуги з готельного обслуговування, їх види і особливості, про порядок і терміни оплати послуг готелю та надати проживаючому на його прохання інші пов'язані із договором і відповідним готельним обслуговуванням відомості, а також іншу інформацію, передбачену законодавством про захист прав споживачів.

Договір на готельне обслуговування укладається як шляхом укладення письмового договору, так і шляхом прийняття готелем заявки на бронювання за допомогою поштового, телефонного чи іншого зв'язку, що дозволяє достовірно встановити особу, від якої надходить заявка. У разі прийняття заявки договір на готельне обслуговування вважається укладеним з моменту отримання підтвердження готелю про прийняття замовлення та вказівки можливого початку надання готельного обслуговування з визначеного часу.

Відповідальність за шкоду, заподіяну життю, здоров'ю чи майну проживаючого, визначається відповідно до цивільного законодавства, якщо договором на готельне обслуговування не передбачена підвищена відповідальність готелю.

Права й обов'язки, відповідальність сторін та інші умови договору між туроператором (турагентом) та готелем чи іншим суб'єктом, що надає послуги з розміщення, визначаються загальними положеннями про агентський договір, якщо інше не передбачено договором між ними та цим Законом.

3. Напишіть лист у якому дякуїте за пропозицію підтверджуїте отримання

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, організаціями. Службові листи рекомендується оформляти тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні.

Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну частину.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу. Використовують аркуші формату А4 або А5.

Реквізити:

— Штамп (повна назва установи – автора листа).

— Номер і дата листа.

— Назва установи-адресата.

— Текст, що складається з двох частин:

— опис фактів або подій, які послугували підставою для написання листа;

— висновки та пропозиції.

— Підпис керівника організації.

— Печатка.

Лист-подяка – різновид ділового листа, у якому висловлюється подяка за надану допомогу, послугу, підтримку, надіслане запрошення тощо. Листи-подяки мають відсилатися вчасно (висловлення подяки не має чекати слушної нагоди) та є гарантією налагодження й подальшого підтримання добрих партнерських стосунків.

Документи за різними ознаками поділяють на групи:

За спеціалізацією:

Загальні

З адміністративних питань

Спеціалізовані з фінансових, комерційних питань тощо.

За призначенням:

Організаційні

Розпорядчі

Обліково-фінансові

Господарсько-договірні

Щодо особового складу

Інформаційні

За походженням:

Службові (офіційні)

Особисті

За місцем виникнення:

Внутрішні

Зовнішні

За джерелами виникнення:

Первинні

Вторинні

За напрямком:

Вхідні

Вихідні

За формою:

Стандартні (типові)

Індивідуальні (нестандартні)

За складністю:

Прості (односкладні)

Складні

За стадіями створення:

Оригінали

Копії

За технікою відтворення:

Рукописні

Відтворені механічним способом

За терміном виконання:

Звичайні безстрокові

Термінові

Дуже термінові

За терміном зберігання:

Постійного зберігання

Тривалого зберігання (понад 10 років)

Тимчасового зберігання (до 10 років)

За секретністю (ступенем гласності):

Загальні

Для службового користування

Секретні (таємні)

Цілком секретні

За найменуванням:

Заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.

Зразок.

Лист-подяка

Шановний Олексію Петровичу!

Щиро вдячний Вам за запрошення взяти участь у роботі науково-практичної конференції “Нові технології в поліграфії”. Ваше запрошення дуже важливе для мене, однак, на превеликий жаль, обставини складаються так, що я змушений відмовитися.

Сподіваюся, що моя відмова не образить Вас і в майбутньому ми ще зможемо плідно співпрацювати.

З повагою,

Генеральний директор

заводу “Світ” (підпис) Леонід Антонов.

З'ясуйте, який це документ за:

— змістом – загальний;

— походженням – службовий (офіційни);

— формою – стандартний;

— ступенем гласності – для службового користування.

Список використаних джерел

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери — К., 2001

2. Горбул О.Д. Ділова українська мова. — К., 2001

3. Загнітко А.П., Данилюк І.Г. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування. — Донецьк, 2004

4. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. — X., 2001

5. Методичні рекомендації до вивчення теми: „Ділове листування" — К.: НТУ, 2003

6. Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення. — К.: МАУП, 1999

7. Український правопис. — К.: Наук, думка, 1993

8. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. /Уклад. С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. — К.: Довіра: УНВЦ „Рідна мова", 1997

9. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. — К.: Вища шк., 2000

10. Ющук І.П. Практикум з правопису української мови. — К.: Освіта, 1997