Освіта та самоосвіта

Все для студентов и самообразования

Поняття доступу до архівних документів

Зміст

1. Охарактеризуйте поняття доступу до архівних документів

2. Охарактеризуйте температуру та вологість світлових режимів

3. Опишіть екзаменаційну роботу архіву

Список використаних джерел

1. Охарактеризуйте поняття доступу до архівних документів

Доступ до документів Національного архівного фонду регулюється законодавством України, зокрема "Основами законодавства України про культуру" (14.02.1992), Законом України "Про інформацію" (02.10.1992), Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" (24.12.1993).

"Основи законодавства про культуру" гарантують доступ до пам'яток історії та культури, серед них і архівних фондів (Розділ ІІІ, ст. 14 "Збереження і використання культурних цінностей").

Ця сама гарантія підтверджується Законом України "Про інформацію", де зазначено, що право на інформацію забезпечується вільним доступом суб'єктів інформаційних відносин до архівних фондів. Водночас у Законі є вказівки на можливість обмеження цього доступу внаслідок специфіки культурних цінностей і особливих умов зберігання їх, визначених законодавством (Розділ І, ст. 10 "Гарантії права на інформацію"). Доступ до такої окремої категорії архівних документів, як персональні дані, регулюється іншою статтею цього закону (Розділ ІІІ, ст. 31 "Доступ громадян до інформації про них"), де фіксується право громадянина на доступ до інформації про нього й забороняється доступ сторонніх осіб до відомостей про іншу особу, зібраних державними органами.

Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" гарантує забезпечення доступу до архівних документів з моменту надходження їх до архівної установи й право користування документами НАФ усіх дієздатних громадян України (Розділ IV, ст. 26 "Доступ до документів Національного архівного фонду").

Тимчасові обмеження в доступі пов'язані лише з необхідністю науково-технічного опрацювання або реставрації документів, забезпечення державної або іншої передбаченої законодавством таємниці, охороною законних прав та інтересів громадян (Розділ VI, ст. 27 "Обмеження доступу до документів Національного архівного фонду в державних архівних установах"). Крім того, на вимогу власника обмеження можуть встановлюватися на архівні документи створені об'єднаннями громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на колективній і приватній формі власності (Розділ VI, ст. 28 "Обмеження доступу до документів Національного архівного фонду в архівах (архівних підрозділах) об'єднань громадян, підприємств, установ та організацій, заснованих на колективній та приватній формі власності"). Доступ до приватних архівів регулюється розпорядженням власника, причому держава заохочує власників розширювати цього доступ (Розділ V, ст. 26 "Доступ до документів Національного архівного фонду").

Користування документами Національного архівного фонду у читальних залах держархівів регулюється спеціальним Порядком, затвердженим Наказом Держкомархіву.

Останнім часом державні архіви України інтенсифікували роботу з удосконалення довідкового апарату. Розширився доступ до архівних фондів, що були на таємному зберіганні (за останнє десятиріччя розсекречено понад 3 тисячі фондів). Підготовку науково-інформаційних видань про склад і зміст розсекречених фондів, які забезпечують оперативний пошук інформації, передбачено Програмою "Архівні зібрання України", що реалізується з 2000 р. Перспективний план підготовки архівних довідників за цією програмою на 2001-2005 рр. затверджено рішенням Колегії Держкомархіву України. Він передбачає підготовку довідників "Анотовані реєстри описів державних архівів", "Реєстр розсекречених архівних фондів. 1991-2000", "Національний реєстр втрачених архівних фондів", "Празькі архіви": Зведений каталог архівів української еміграції у міжвоєнний період", "Еліта України XX ст.: Національний реєстр особових фондів" тощо. Побачили світ путівники за фондами Центрального державного архіву громадських об'єднань України, Центрального державного історичного архіву, м. Львів, Державного архіву Чернігівської області, готуються до друку путівники Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтва України, регіональних архівів (Вінницької, Сумської, Тернопільської, Харківської, Чернівецької областей, міста Києва), доповнення до опублікованих раніше путівників (державні архіви Донецької, Миколаївської, Херсонської областей).

2. Охарактеризуйте температуру та вологість світлових режимів

Складові частини документів (папір, друкарські фарби, клей, чорнила тощо) з часом зазнають фізико-хімічних і фізико-механічних змін, які називаються природним старінням матеріалу. Процес старіння незворотний. Він супроводжується зміною хімічного складу паперу і зменшенням його механічної міцності. Папір стає з часом ламким і може розпастися на фрагменти. Текст вицвітає, згасає, в деяких випадках осипається (фарби, туш, олівець). Клеючі речовини рослинного, тваринного і синтетичного походження теж зазнають подібних змін.

Старіння документів – дуже складний процес, природу якого ще недостатньо вивчено, оскільки на його хід впливають багато факторів, і, насамперед, вид і хімічний склад використовуваних для виготовлення основи документа волокнистих матеріалів, проклеюючих речовин, наповнювачів і барвників, кислотність водного екстракту, присутність кислот, солей металів та інших компонентів. На процес старіння впливають умови зберігання: відносна вологість і температура навколишнього повітря, ступінь його забруднення і вміст у ньому домішок різних газів, характер зміни цих факторів; дія на папір світла (ультрафіолетове і інфрачервоне випромінювання); фактори, що викликають біологічне руйнування документа. Тому під опором старінню матеріалів розуміють систему заходів, що підвищують здатність документів протистояти руйнівній дії зовнішніх і внутрішніх факторів.

При тривалому зберіганні документа посилюється згубний вплив на його матеріальну основу світла, тепла, вологи, пилу. Від цього матеріали, з яких складається документ, поступово руйнуються. Основним фізичним фактором, який викликає швидке руйнування документа, є світло. Швидкість руйнування залежить від спектральної характеристики, інтенсивності і тривалості випромінювання, а також від здатності документа поглинати енергію світла. Папір відбиває більшу частину світлових променів. Інфрачервоні промені нагрівають його, ультрафіолетові промені викликають деструкцію молекул целюлози, внаслідок чого зменшується її молекулярна вага і вміст а-целюлози – найстійкішої і довговічнішої частини целюлози. Папір під дією світла буріє і втрачає механічну міцність і еластичність.

Захисту від світла досягають різними способами: встановленням у вікнах спеціальних шибок, які поглинають ультрафіолетові промені; нанесенням на звичайні шибки покриття, яке розсіює світло, наприклад, титанові білила у кількості 25-40 г/м2; вогнестійкі штори або жалюзі; розміщенням шаф з документами в захищених від прямих сонячних променів місцях.

Основними факторами, які забезпечують збереженість архівних документів є температура і вологість повітря. Вони тісно взаємозв'язані, тому їх слід розглядати разом. Природне старіння паперу обумовлене, головним чином, окислювальними процесами під впливом кисню повітря. Внаслідок складних перетворень у целюлозі виділяється тепло, вода, формальдегід, окис вуглецю, утворюються розчинні у воді продукти деструкції целюлози. Підвищення температури і вологості повітря приско-рюють ці перетворення. В тих випадках, коли документи зберігаються у стосах і погано провітрюються, можливе локальне підвищення температури і створення сприятливих умов для розвитку плісняви.

Папір – гідрофільний (вологолюбний) матеріал. Він поглинає з повітря і завжди містить визначену (рівноважну) кількість вологи. При підвищенні температури і вологості процеси старіння паперу різко прискорюються. Він жовтіє, знижується його механічна міцність, створюються умови для розвитку плісняви. Папір деформується, збільшується в розмірі, а при висиханні залишкова деформація викликає короблення або хвилястість паперу. Якщо при підвищенні температури вологість повітря низька, папір частково втрачає вологу, стає менш еластичним, ламкішим. Сухий папір при підвищенні вологості повітря знову поглинає вологу, але менше, ніж втратив під час висихання. Таким чином, при багаторазовому підвищенні і зниженні вологості повітря в сховищах кількість вологи в папері зменшується, він висихає.

Отже, уникнення різких коливань температури і вологості повітря є важливим чинником збереженості паперу, продовження життя документів.

Строки зберігання документів і книг визначають на основі тривалих спостережень за змінами їхніх властивостей у процесі природного старіння. Але цей метод застосовують тільки для матеріалів, розрахованих на недовготривалі строки зберігання. У більшості випадків процес природного старіння протікає дуже повільно. На основі статистичного аналізу результатів дослідів встановлено, що хімічні властивості документа протягом 20 років зберігання змінюються порівняно мало, тоді як його механічні властивості погіршуються значно.

В архівосховищах зберігається величезна кількість документів з вицвітаючим текстом. Довговічність барвників на волокні залежить від багатьох факторів: інтенсивності і спектрального складу світла, температури, концентрації водневих іонів, складу і вологості повітря, властивостей носія. Певну роль можуть мати агрегатний склад барвника і різні хімічні речовини, що входять до його складу.

Вицвітання – окислювальний процес, обумовлений дією кисню на активовану світлом молекулу барвника. Але фотоокислення – не єдина реакція, що призводить до вицвітання барвників, яке залежить і від властивостей носія. Вицвітання на білкових носіях (желатині, шовку, сукні) обумовлене, як правило, відновленням барвника, а вицвітання на небілкових матеріалах (целюлозі і її похідних) – окислювальний процес під впливом кисню. Вицвітання барвників істотно прискорюється при наявності води і вологості. Окислення барвників на волокні може бути викликане і дією різних газів (Моз*** О, 80г), які є в повітрі сучасних міст.

Довговічність барвників на документі залежить від кислотності, але ця залежність обернена по відношенню до паперу: чим нижче кислотність, тим швидше вицвітає барвник. Особливо швидко проходить знебарвлення зразка при рН>6. Таким чином, нейтральне середовище, яке сприяє збереженості основи документа, викликає прискорення вицвітання тексту. Довговічність основи документа і його тексту також залежить і від структури волокна, наявності в ньому наповнювачів і проклеюючих речовин. Тут спостерігається обернена кореляція між довговічністю паперу і барвників. Архівісти мають враховувати, що ряд показників паперу, які сприяють його довговічності, одночасно є причиною низької стабільності тексту документів. Ось чому важливо забезпечувати такі умови зберігання, які б нейтралізували дію цих негативних факторів.

Одна з важливих умов зберігання документів – боротьба з пилом. Пил проникає у сховище ззовні і утворюється у ньому за рахунок стирання стін, підлоги, пакувальних матеріалів, самих документів (внутрішня причина). Пил псує зовнішній вид документів, інколи настільки, що текст неможливо прочитати.

Пилові частинки мають електричний заряд, завдяки чому осідають і міцно утримуються папером, а мінеральні частинки пилу, проникаючи у папір між волокнами, пошкоджують волокна целюлози, викликаючи зниження механічної міцності. Шар пилу, який покриває документ, порушує у ньому повітрообмін, сприяє збільшенню вологості і біологічному пошкодженню. Пил є основним переносником спор грибів, а інколи і яєць комах.

Пил поглинає з повітря вологу і деякі шкідливі для паперу газоподібні речовини. На папері утворюються ділянки з підвищеною вологістю. Агресивні речовини, поглинуті з повітря, руйнують папір. Тому необхідно регулярно чистити документи від пилу.

Частинки пилу, які осідають на кінофотофонодокументи, утримуються на їхній поверхні електростатичними силами. Під дією тепла, тертя і тиску вони укорінюються в робочий шар стрічок і викликають забруднення. Накопичення пилу на одному витку магнітної або кінострічки може проявитися у вигляді виступу на рулоні і бути причиною деформації його зовнішніх шарів.

Для ліквідації внутрішньої причини утворення пилу стіни, стелю, перегородки і стелажі необхідно обробити міцним, вогнестійким, нерозпилюючим з часом матеріалом. Не слід допускати спорудження балок, труб або інших виступів, на яких би осідав пил. Особливу увагу приділяють покриттю підлоги у сховищах, яка має бути рівною і гладкою.

Ефективний і радикальний засіб боротьби з зовнішнім пилом – герметизація приміщень, фільтрація повітря за допомогою кондиціонерів шляхом пропускання його через масляні фільтри, водяний пил. Чиста вода поглинає майже 50 % SO2, лужна вода (рН 8,5-9,0) поглинає практично 100 % SO2. Потрібно регулярно проводити контроль запиленості повітря і самих сховищ. Запиленість повітря в архівосховищах документів на паперовій основі неповинна складати більше 4-6 мг/м3, при цьому пил не повинен містити більше 10 % Sі02.

Для забезпечення довготривалої збереженості документів на паперовій основі у сховищах встановлюють оптимальний температурно-вологісний режим зберігання: температура –(17-19) °С, відносна вологість – (45±5) %. Для його підтримання застосовують системи кондиціонування повітря. Кінофотодокументи з нітроцелюлозною основою рекомендовано зберігати при температурі (10-15) °С і відносній вологості (45±5) %. Для кінофотодокументів і мікрофільмів на ацетатній основі оптимальні параметри повітря в архівосховищах такі: температура – (15±5) °С, відносна вологість – (60±5) %. Перед використанням плівок необхідно провести попередню акліматизацію. Оптимальним температурно-вологісним режимом з точки зору тривалого зберігання фонодокументів на різній основі можна вважати температуру (15 -20) °С, відносну вологість (50-60) %. Режим зберігання документів контролюється шляхом регулярного вимірювання кліматичних параметрів повітря температури і відносної вологості повітря щоденно.

Не слід ігнорувати систему освітлення в архівосховищах. Переважно використовують лампи розжарювання, люмінесцентні лампи зі скороченою ділянкою спектра. Освітленість на вертикальній поверхні стелажа на висоті 1 м від підлоги – 20-30 лк, на робочому місці – 100 лк, не більше 50 лк – для міжстелажних проходів.

Певні вимоги ставляться до будівель і сховищ. Будівлі архівосховищ повинні бути віддалені від промислових підприємств, які забруднюють повітря пилом і агресивними газами на відстані, встановленій санітарними нормами; від об'єктів і споруд, небезпечних у пожежному відношенні; від місць можливого затоплення, проникнення ґрунтових вод. У районі архівосховищ середньодобовий вміст шкідливих домішок у повітрі не повинен перевищувати гранично допустимі концентрації (мг/м3): сірчистого газу – 0,5; окислів азоту – 0,085; хлору – 0,03; силікатного пилу – 0,05. В українських архівах, на відміну від багатьох зарубіжних, справи в сховищах розмішують у шафах, контейнерах, на стелажах, у коробках горизонтально для захисту від сонячного проміння, пилу тощо. Архівосховища і приміщення для роботи з документами повинні бути обладнані пожежно-сторожовою сигналізацією, системою автоматичного газопожежогасіння, утримуватися у зразковому порядку і чистоті, які виключають можливість появи плісняви, комах, гризунів і накопичення пилу.

3. Опишіть екзаменаційну роботу архіву

Обговорення проблем НДР архівних установ проводиться на різних рівнях. Для розгляду основних напрямів та підсумків наукової роботи у галузі архівознавства, документознавства, археографії, науково-методичних питань архівної практики у державних архівних установах створюють відповідні науково-дорадчі органи. Так, у Головархіві України діє наукова рада, у галузевих науково-дослідних установах – вчені ради, у центральних державних архівах – науково-методичні ради, у державних архівах областей – науково-методичні експертні ради. Ці дорадчі органи надають керівництву установ допомогу в організації наукових досліджень з архівної справи та вирішенні актуальних питань архівного будівництва. Зокрема, до компетенції наукової ради Головархіву входить розгляд питань удосконалення законодавства України в галузі архівної справи; аналізу діяльності державних архівів як науково-методичних центрів з питань архівної справи; міжвідомчої координації досліджень з проблем архівознавства документознавства, археографії; економічних аспектів діяльності державних архівних установ; підготовки до друку довідників, путівників та ін. довідково-інформаційної літератури; організації використання документів державних архівних установ; організації наукового співробітництва з ін. (у тому числі зарубіжними) архівними установами; висування профільних визначних наукових праць на здобуття державних (та ін.) премій тощо.

Науково-методичні ради ЦДА України розглядають плани НДР архівів, систематично обговорюють інформацію про їхнє виконання, виносять рішення за результатами виконаних досліджень; рекомендують до друку науково-методичні розробки, збірники документів; затверджують експозиційні плани документальних виставок; висувають кращі роботи на конкурс; визначають види джерел комплектування державних архівних установ і складу документів, що підлягають зберіганню в цих архівах; здійснюють методичне керівництво діяльністю експертних комісій установ, організацій і підприємств.

При науковій раді можуть створюватися методичні комісії, експертні комісії, групи консультантів, рецензентів. Так, 1986 р. було створено бюро наукової ради Головархіву з метою дальшої активізації роботи по виданню та перевиданню путівників, довідників, іншої довідково-інформаційної літератури, що розкриває склад і зміст фондів державних архівів. А з 1993 р. при науковій раді Головархіву діє методична комісія, до компетенції якої входить розгляд нормативних документів з питань архівної справи загальногалузевого або міжгалузевого характеру, що підлягають розробленню або переробці у зв'язку з прийняттям нових законодавчих актів. Зокрема, з 1993 по 1996 рр. на засіданнях методичної ради обговорювались проекти таких документів: “Положення про Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України”, “Положення про галузевий державний архів Служби безпеки України”, “Типове положення про архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій”, “Положення про порядок передачі і прийому кіно- і відеодокументів” та ін.

Список використаних джерел

1. Архівознавство: Елементарний підручник. – 4.1.: Пос. для самоосвіти і для уч. зак. / Автори: Барвінський В., Веретенников В., Герасименко Ф. та ін. – X.: Рад. Школа, 1932. – 22 с.

2. Введенський А.О., Дядиченко В.А., Стрельський В.І. Допоміжні історичні дисципліни: Короткий курс. – К., 1963. – 207 с.

3. Веретенников В. Архівознавство: Лекція І / Всеукраїнський інститут підвищення кваліфікації педагогів. – Харків, Одеса: Вища школа, 1931. – 21 с.

4. Романовський В. Нариси з архівознавства: Історія архівної справи на Україні та принципи порядкування в архівах. – X.: Вид-во ЦАУ УРСР, 1927 . – 170 с.

5. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. – М.: Высш. шк., 1986. – 239 с.

6. Теория и практика архивного дела в СССР / Под ред. Ф.И.Долгих и К.И.Рудельсон. – 2-е изд., перераб. и доп. Учебн. для вузов. – М.: Высш.шк., 1980. – 343 с.