Освіта та самоосвіта

Все для студентов и самообразования

Характеристика, складання та оформлення документів

Зміст

1. Правила контролю виконання документів

2. Характеристика, складання та оформлення протоколів

3. Напишіть лист — відповідь.

Список використаних джерел

1. Правила контролю виконання документів

Контроль за виконанням документів і прийнятих рішень — невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності і важлива складова частина діловодного процесу. Мета контролю — сприяння своєчасному і правильному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпечення отримання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів і виконавців.

У контрольній діяльності розрізняють дві групи операцій:

— по контролю за виконанням документів по суті поставлених в них питань;

— по контролю з погляду відповідності форми створюваних документів їх змісту і за своєчасністю виконання.

Першу групу контрольних операцій виконують керівники всіх рангів, другу — діловодна служба установи з вхідною в її склад службою контролю виконання.

Основні задачі контрольної служби:

— контроль за термінами виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів і усних вказівок керівництва;

— узагальнення даних, одержуваних в результаті контрольної діяльності і доведення їх до зведення керівництва;

— розробка пропозицій по прискоренню і вдосконаленню документообігу, зміцненню виконавської дисципліни.

Контрольні служби міністерств, главків, промислових і виробничих об'єднань здійснюють також методичне керівництво роботою по контролю за виконанням документів в підвідомчих установах і структурних підрозділах.

В установах I, II і III категорій контроль за виконанням здійснюють спеціальні структурні підрозділи (управління справами, управління по контролю виконання і діловодству, інспекції, контрольні групи, бюро і т. п.), спеціальні співробітники (інспектора по контролю, референти) або секретарі (інспектора, діловоди). Всі вони у багатьох випадках входять до складу управлінь по контролю виконання або канцелярій.

В установах IV категорії і в структурних підрозділах виконання документів контролює секретар або інша спеціально призначена особа.

По вказівці керівника установи або структурного підрозділу виконання документів може контролювати спеціально призначений співробітник, що не числиться у складі діловодної служби, але суміщає свої прямі обов'язки з обов'язками по контролю за виконанням документів.

У виконкомах обласних Рад народних депутатів контроль виконання документів здійснюють завідувач канцелярією, інспектор по контролю, помічники голови виконкому і заступники голови, старший референт, референт, секретарі приймалень голови і його заступників. У відділах і управліннях виконкому обласної Ради цей контроль здійснює завідувач канцелярією (секретар) або інспектор по контролю.

Важливою умовою ефективності контролю є його централізація. Контрольні операції слід зосереджувати в одному структурному підрозділі або у одного співробітника. Контрольні функції повинні бути висловлені в інструкції по діловодству; обов'язки, права і відповідальність, пов'язані з контрольною діяльністю, — в посадовій інструкції.

В установі відповідно до чинних нормативних актів і вказівок складається перелік документів, що підлягають контролю виконання. Разом з документами директивних і вищестоящих органів і розпорядливими документами самої установи в перелік включають важливі специфічні документи, властиві даній системі управління. Перелік розробляється діловодною службою установи з участю юриста, включається в інструкцію по діловодству або затверджується керівником установи.

Інформація про результати контролю виконання повинна надходити тим керівникам, які встановлюють необхідність контролю документів п терміни їх виконання. Цю вимогу необхідно дотримувати незалежно від місця контрольної інстанції в структурі установи. Наприклад, інформацію про виконання документів і доручень контрольна група направляє безпосередньо керівництву установи, хоча група може входити до складу канцелярії, а остання — до складу управління справами даної установи.

Підвищенню ефективності контролю виконання і виконавської дисципліни сприяють:

— чіткий поділ праці в апараті;

— вірно складені положення про підрозділи і посадові інструкції, що забезпечують позначення відповідального виконавця;

— чіткі і однозначні формулювання рішень, що фіксуються в резолюціях, і термінів виконання, встановлених в установі;

— висока якість підготовки документів.

Технічним засобом контролю за виконанням документів є картотеки. Як контрольні картки використовують екземпляри реєстраційних карток. Для організації контролю за виконанням документа на нього складають декілька карток відповідно до числа виконавців або різних термінів виконання. Ці картки слід складати у момент реєстрації документів, а якщо неможливо — в контрольній службі. В цьому випадку складають картки на кожне контрольоване завдання або доручення.

Картки складають в контрольній службі і тоді, коли для контролю необхідно зафіксувати усну вказівку керівника; коли контролюється виконання незареєстрованого документа; коли необхідно звернутися до документа, що раніше вважався виконаним.

Витрати часу на створення документа скорочуються при централізації складання карток. Необхідне для організації контролю за виконанням кількість карток потрібно створювати в процесі реєстрації документів.

На лівому полі бланків контрольованих документів і на контрольних картках, найчастіше при реєстрації, контрольна служба може проставляти знак контролю «К» або штамп «контроль».

Картки в контрольній картотеці і у відповідному розділі довідкової картотеки групують по термінах виконання. Термін виконання наголошується на календарній шкалі. На картці формату А-6, де нанесені тільки непарні числа, термін виконання документа, якщо він доводиться на парне число, наголошується на день раніше. Відмітки виробляються шляхом графічних позначок або прикріпленням смуг кольорового паперу до граф календарної шкали, відповідним термінам виконання документів.

Контрольну картотеку доцільно розділити на 33 осередки (рубрики). 31 осередок відповідає максимальному числу днів в місяці; у 32-й осередку розміщують картки на документи, термін виконання яких наступить в наступному місяці; у 33-й осередку розташовують картки, відповідні невиконаним в строк документам, нові терміни виконання яких з тих або інших причин своєчасно не встановлені.

Вказаний порядок розміщення карток в картотеці використовується в більшості установ, хоча і не є єдино можливим або обов'язковим.

У контрольній картотеці картки розташовують по датах виконання документів, тобто кожному дню виконання (в межах місяця) відповідає осередок картотеки.

Контрольні картки на вхідні та внутрішні документи можна розташовувати в одній картотеці, на контрольовані вихідні ініціативні документи, на які чекають відповідь, — в окремому розділі контрольної картотеки у спеціальний розділ контрольної картотеки виділяються картки контролю за виконанням пропозицій, заяв і скарг громадян.

Документ вважається виконаним, якщо вирішені поставлені в ньому питання, виконані доручення, кореспонденту дана відповідь по суті справи, в картці і на документі-запиті зроблена відмітка про виконання, засвідчена підписом відповідального виконавця, і картка поступила в підрозділ, що здійснює контроль. Якщо при виконанні доручення або резолюції потрібно скласти новий документ (відповідь на запит, проект наказу, пояснювальну записку), наявність такого документа є основним підтвердженням виконання.

Пропозиції, заяви і скарги громадян вважають виконаними тільки після фактичного дозволу поставлених в них питань і сповіщення про це заявника.

Згідно Основним положенням ЕГСД зняти документ з контролю може посадовець, що поставив його на контроль. У окремих установах ця операція спрощена: документ знімається з контролю за наявності па картці запису відповідального виконавця про виконання, засвідченим його підписом. Це запобігає вторинному зверненню керівника до документа, підвищує відповідальність виконавця і зосереджує увагу керівника лише на тих документах, виконання яких вироблене з відступом від прийнятих правил (управління по відхиленнях).

Якщо контрольна служба встановила, що зміст і форма ухваленого рішення не відповідають резолюції (вказівці), питання про зняття документа з контролю вирішує особу, що встановила контроль.

Особа, що здійснює контроль, фіксує своїм підписом на картці факт зняття документа з контролю.

Для візуального спостереження за ходом виконання документів доцільно використовувати при реєстрації документів картки двох кольорів, наприклад, одну білу і три зелених.

Біла картка з контрольованим документом прямує відповідальному виконавцю і знаходиться у нього до виконання документа. Зелені утворюють необхідні картотеки, у тому числі і контрольну. Таким чином, контрольна картотека невиконаних документів складається тільки із зелених карток. У міру виконання документів білі картки із записами про виконання поступають в контрольну картотеку. Через деякий час на їх фоні ясно видно зелені, відповідні невиконаним документам.

Особа, що здійснює контроль, щодня розглядає картки, у відповідній рубриці картотеки. Картки виконаних документів переміщають у відповідну картотеку. Про закінчення терміну виконання решти документів виконавців оповіщають по телефону. В кінці дня відповідні невиконаним документам картки переміщають в осередки, відповідні новим датам до виконання, або розміщують під рубрикою «Документи, не виконані в строк».

Відповідні виконаним документам картки витягують з контрольних картотек та поміщають в єдину картотеку виконаних документів, систематизовану по ознаці наочно-питання, іноді по структурному, або по виконавцях. Найменування рубрик такої картотеки відповідають предметам (питанням) діяльності організації, назвам структурних підрозділів або прізвищам відповідальних виконавців.

В установах I, II і III категорії за даними карток, що зберігаються в осередку «Документи, не поповнених в строк», періодично (1-2 рази на тиждень чи декаду) заповнюються переліки не виконаних в строк документів. Ці переліки прямують в структурні підрозділи і після заповнення там відповідних граф повертаються в контрольну службу. В деяких випадках відомості про документи, не виконані в строк, можуть передаватися безпосередньо керівництву установи. Рішення керівника записують в графі «Примітки».

В установах I, II і III категорії для контролю виконання документів можна застосовувати ручні перфокарти, що особливо ефективне при подальшій статистичній обробці контрольних картотек. Кодованими ознаками документа є: вид документа, автор (кореспондент), дата надходження (підписання), індекс документа, зміст (дане питання, тема, предмет і т. п.), підрозділ-виконавець або особа-виконавець, у термін виконання, відмітка про виконання. Лицева і оборотна сторони перфокарти заповнюються аналогічно відповідним сторонам реєстраційної картки.

Якщо число перфокарт, відповідних контрольованим документам, не перевищує 500-600 шт., систематизувати їх по термінах виконання не обов'язково. Інакше для прискорення пошуку доцільно створювати підмасиви перфокарт.

Перфокарти використовують також для контролю спеціальних і усних доручень керівництва. Використовувати карти з краєвою перфорацією доцільно в тому випадку, якщо на контролі знаходиться 500-1000 документів.

В установах I категорії з об'ємом контрольованих документів більше 1000 шт. контроль виконання можна здійснювати за допомогою рахунково-перфораційної і електронно-обчислювальної техніки. Дані контролю з використанням цих засобів доцільно обробляти в установах, обслуговуваних машинолічильними станціями або обчислювальними центрами.

З використанням електронно-обчислювальних машин збільшується періодичність надходження інформації в структурні підрозділи і служби контролю, забезпечується вибірковий контроль виконання, застосовуються різні види аналітичного контролю, поліпшується оформлення документів, зокрема, розпорядливих, підвищується виконавська дисципліна.

В даний час в складі АСУ функціонують підсистеми автоматизованого контролю виконання документів.

Організація систем автоматизованого контролю виконання документів передбачає централізацію всіх контрольних операцій; створення спеціалізованої контрольної служби; машинну реєстрацію документів, забезпечуючи отримання реєстраційної картки і машинного носія інформації; автоматизацію обробки інформації. Система автоматизованого контролю дозволяє здійснювати централізований контроль за виконанням документів та дорученні незалежно від їх кількості, вигляду, адресності, структури і т. д.; забезпечувати керівників, виконавців, служби контролю інформацією (оперативної і із заданою періодичністю) про всі стадії проходження і виконання контрольованих документів; виробляти статистичний аналіз інформації з метою виявлення причин невиконання, розрахунку рівня виконавської дисципліни і т.д.

Формою вхідної інформації є бланк регістраційно-контрольної картки. Форми і періодичність вихідної інформації визначаються у кожному конкретному випадку. Частіше всього застосовуються табуляграми: контрольованих документів (у установі, по підрозділах і виконавцях); невиконаних документів; документів, термін виконання яких наближається (3, 5, 7 днів); виконання пропозицій, заяв і скарг громадян; виконання доручень директивних органів.

У більшості установ схожу форму заповнюють у двох екземплярах: одна прямує на ЕОМ для постановки на машинний контроль, друга разом з документом прямує виконавцю. Після постановки на машинний контроль перший екземпляр повертається контролеру.

З розвитком засобів автоматизації і їх периферійних пристроїв набуває поширення метод введення в ЕОМ інформації про контрольовані документи за допомогою дисплеїв, розташованих на робочих місцях секретарів.

2. Характеристика, складання та оформлення протоколів

Протокол — це документ, у якому фіксуються хід і результати роботи нарад, засідань, зборів, конференцій. У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени комісій.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо й додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:

— слухали;

— виступили;

— ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частин.

За обсягом фіксованої інформації протоколи бувають трьох видів:

1) короткі (записуються обговорювані питання, прізвища доповідачів, прийняті рішення);

2) повні (відрізняються від коротких стислим поданням виступів доповідачів і учасників);

3) стенографічні (дослівно фіксують увесь хід засідання).

Реквізити:

Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка.

Порядковий номер протоколу.

Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада).

Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція.

Дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста).

Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то вказують усіх присутніх.

Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).

Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку.

Текст.

Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Зразок 1:

Протокол № 99

загальних зборів студентів І курсу природничо-географічного факультету

12.05.03

голова Мойсеєнко Л. Д.

секретар Доценко В. О.

Присутні: заступник декана факультету доц. Кащенко M. П., доц. Макаров І. К., доц. Волошин Г.В., асистенти Кривоніс Б.Н., Литвин С.Ф., студенти І курсу.

Порядок денний:

1. Підготовка студентів до виробничо-польової практики.

2.Робота з озеленення та упорядження навколишньої території

I. СЛУХАЛИ:

Макарова П. К. Інформація керівника виробничо-польової практики.

ВИСТУПИЛИ:

Кривоніс Б. M. запропонував поділити студентів на підгрупи, визначити кожному завдання й години роботи на ділянці.

Литвин C.O. зазначив, що треба підготувати рослини, реактиви до початку практики.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім студентам взяти участь у виробничо-польовій практиці.

2. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

3. Поділити студентів на групи й визначити час роботи на ділянці.

II. Слухали:

Голова зборів (підпис) Л. Д. Мойсеєнко

Секретар (підпис) В. О. Доценко

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому — результати голосування.

Результати голосування з кожної кандидатури записуються так:

За Василишина І. Г. — 50 голосів, проти — 0, утримався — 1.

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами, документи, що стосуються одного протоколу, — за порядком денним.

Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту й форми викладу, позиції учасників сторін.

Крім повного протоколу, є ще коротка форма — витяг з протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, через надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ впроваджуються в життя наказами керівника установи.

Резолюція — це документ, який фіксує рішення, постанову. Найчастіше резолюцію приймають на зборах, з'їздах, конференціях; її вміщують у кінці протоколу або пишуть окремо й додають до нього.

Резолюція складається із вступної (констатуючої) і директивної частин. У констатуючій частині спочатку відзначають досягнення з питання, що розглядається, а потім указують недоліки. У директивній (резолютивній) частині роблять узагальнені висновки, оцінюють роботу, визначають конкретні заходи з кожного питання, спрямовані на виконання поставлених завдань, усунення виявлених недоліків, зазначають відповідальних осіб.

3. Напишіть лист — відповідь. З'ясуйте, який це документ за:

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, організаціями. Службові листи рекомендується оформляти тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні.

Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну частину.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу. Використовують аркуші формату А4 або А5.

Реквізити:

— Штамп (повна назва установи — автора листа).

— Номер і дата листа(проставляють у день підписання);

— Назва установи-адресата.

— Текст. Позначка про наявність додатка;

— Посилання на індекс і дату вхідного документа (у листах-відповідях);

— Гриф обмеження доступу до документа (у разі потреби);

— Підпис керівника організації.

— Печатка.

Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них.

Зразок 1.

Директорові фірми „Світоч”

п. О.М. Лішненко

Шановний Олександре Миколайовичу!

Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Ваше прохання подовжити контракт на перевезення вантажів.

Директор ЧП„Антураж” Власноручний підпис Кузьменко П.А.

Не залежно від змісту, стиль ділового листа повинен носити доброзичливий, партнерський характер, в якому б поєднувались природні етичні норми людських відносин та інтереси справи, не підкреслювались значимість свого власного службового положення.

Всю кореспонденцію можна поділити на:

Формальні листи — підготовлені від імені підприємства, фірми іншій фірмі та які носять офіційний характер.

Неформальні листи — складаються після офіційного знайомства, після встановлення партнерських взаємовідносин робітниками одного рівня (наприклад, менеджером по збуту однієї фірми аналогічному менеджеру іншій фірмі) з пропозицією про особисту зустріч для обговорення ділових питань, обміну інформацією.

Зразок 2.

ОФІЦІЙНИЙ ЛИСТ-ВІДПОВІДЬ

Державний комітет України у справах національностей та релігій

Департамент у справах релігій та забезпечення свободи совісті

Релігійному центру Об'єднання Рідновірів України

30 серпня 2007, № Л-156

Державний комітет у справах національностей та релігій розглянув Ваше звернення до керівництва Української держави про визнання християнізації Київської Руси національною трагедією України та повідомляє наступне.

Зважаючи на те, що Україна є поліконфесійною державою, а представники різних релігійних організацій мають різні погляди стосовно значимості їх вірування в історії, культурі, наступності духовної традиції українського суспільства, законодавством у галузі свободи совісті задекларовано рівність усіх конфесій в державно-правових відносинах. Встановлення будь-яких переваг або обмежень однієї релігії, віросповідання чи релігійної організації щодо інших не допускається (п. 5 ст. 5 Закону України "Про свободу совісті та релігійні організації"). Відповідно до цього, особливості культової практики та віровчення, в тому числі релігійні свята, жодної з релігійних організацій на території України не можуть бути обмежені чи заборонені.

Усталеними у вітчизняній і зарубіжній історіографії є погляди науковців на те, що християнізація Руси сприяла встановленню історично прогресивних суспільних відносин, широкому проникненню досягнень візантійської культури, налагодженню і розвитку зовнішньополітичних зв`язків Київської держави з державами Європи.

Слід зазначити, що порушене Вами питання жодного разу не піднімалося керівництвом церков і релігійних інституцій, представниками політичних партій і громадських організацій, а його реалізація, на нашу думку, не може сприяти міжконфесійному порозумінню, миру й злагоді в суспільстві.

З повагою,

Директор Департаменту Микола Бойчук

— змістом– лист-відповідь

— формою– індивідуальний (нестандартний) лист;

— походженням– службовий (офіційний);

— ступенем гласності– відкритий.

Список використаних джерел

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери — К., 2001

2. Горбул О.Д. Ділова українська мова. — К., 2001

3. Загнітко А.П., Данилюк І.Г. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування. — Донецьк, 2004

4. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. — X., 2001

5. Методичні рекомендації до вивчення теми: „Ділове листування" — К.: НТУ, 2003

6. Потелло Н.Я. Українська мова і ділове мовлення. — К.: МАУП, 1999

7. Український правопис. — К.: Наук, думка, 1993

8. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. /Уклад. С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. — К.: Довіра: УНВЦ „Рідна мова", 1997

9. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. — К.: Вища шк., 2000

10. Ющук І.П. Практикум з правопису української мови. — К.: Освіта, 1997