Освіта та самоосвіта

Все для студентов и самообразования

Призначення документації з кадрів

Зміст

Вступ

1. Організація кадрового діловодства

2. Робоче місце працівника кадрової служби

3. Призначенням документації з кадрів

4. Посадова інструкція начальника відділу кадрів

Висновки

Список використаних джерел

Вступ

Для успішного розвитку будь-якого підприємства, організації чи установи дуже важливою є організація роботи з документами, особливо організація роботи з кадровою документацією.

Кадрова документація – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу посаду, в наказах, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, трудових книжках. Підготовкою та оформленням цих видів документів займається відділ кадрів, який є обов’язковим і дуже важливим структурним підрозділом будь-якого підприємства, установи чи організації.

Для правильного і вчасного прийняття рішення з будь-якого питання керівник установи повинен мати точну інформацію про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є передумовою успішної аналітичної й оперативної роботи з кадрами.

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях, які мають право самостійно приймати та звільняти працівників, переводити їх чи нагороджувати, приймати свої правила внутрішнього розпорядку, умови праці.

Тема: „Призначення документації з кадрів”.

1. Організація кадрового діловодства

Однією з основних частин спеціального діловодства є кадрове діловодство. Ведеться воно за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства.

Термін "кадри" у перекладі з французької означає професіонали, які займаються тією чи іншою діяльністю, працею у тій чи іншій системі, галузі, на тому чи іншому підприємстві.

Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.

Кадрове діловодство ведеться у таких напрямах:

1. Облік особового складу установи та її підрозділів.

2. Підготовка звітів та необхідних довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.

3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.

4. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.

5. Організація документообігу для забезпечення оперативного і чіткого виконання та проходження документів і доручень керівництва стосовно всіх напрямів роботи з кадрами, додержання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та виконання документів.

6. Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.

7. Підготовка документів з кадрів для передачі в архів на зберігання.

8. Механізація, автоматизація і комп'ютерна обробка даних з особового складу.

Збільшення обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає кількість службових документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб великих підприємств і об'єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить ефективність процесу управління кадрами. Значну частішу часу забирає документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль тощо.

Організація праці в кадрових службах передбачає вирішення раду завдань, серед яких:

— чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;

— правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів. Особливу увагу необхідно звернути на правильну розробку посадової інструкції інспектора по кадрах:

— визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження;

— підвищення кваліфікації та культури праці персоналу кадрової служби;

— раціональна організація робочих місць, забезпечення персональними ЕОМ.

2. Робоче місце працівника кадрової служби

Робоче місце кожного працівника кадрової служби має бути організоване таким чином, щоб розумові та фізичні зусилля спеціаліста спрямовувалися на виконання його функціональних обов'язків без будь-яких перешкод.

Робочі приміщення кадрової служби залежно від характеру робіт умовно поділяють на такі зони:

1. управління (робочі приміщення заступника керівника установи з роботи з кадрами, начальника відділу кадрів, начальника відділу підготовки кадрів тощо);

2. робота з відвідувачами (об'єднує зону робочого місця інспектора (референта) з кадрів і зону відвідувача, обладнану необхідним набором меблів);

3. роботи з документами (тут знаходяться робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для одержання інформації, її обробки, зберігання та видачі документів та матеріалів);

4. очікування (тут відвідувачі чекають прийому і одночасно можуть отримати первинну інформацію про підприємство, в разі необхідності заповнити формуляри кадрових документів);

5. зберігання документів (тут зберігаються картотеки, особові справи та трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з кадрами тощо).

Як свідчать розрахунки, оптимальний розмір приміщень кадрової служби на підприємстві з кількістю працюючих до 2,5 тис. чоловік становить близько 150 кв. метрів.

Умови праці — це сукупність факторів виробничого середовища, що впливають на здоров'я та працездатність людини у процесі праці. Це передусім санітарно-гігієнічні умови (освітлення, тиша, температура, вологість) та комплект меблів і засобів оргтехніки для робочих місць (письмові столи, столи-приставки для персональних ЕОМ, крісла, картотека, канцелярські предмети, телефонні апарати, факс, ксерокс тощо).

Обладнання робочих місць співробітників кадрової служби має здійснюватися відповідно до посадових категорій та інструкцій. Рекомендується врахувати такі вимоги:

1. Встановлювати меблі, обладнання, полиці для документів так, щоб ними можна було зручно користуватись.

2. Розташовувати предмети та засоби праці з урахуванням виконуваних операцій.

3. Матеріали, котрі не потребують термінової обробки, зберігати у спеціальних папках. Якщо документи потребують подальшої обробки, складати їх у місця, доступні іншим співробітникам.

4. Засоби малої оргтехніки варто розташовувати у визначених місцях, щоб добитись автоматизму рухів. Матеріали, котрі постійно використовуються, розміщувати так, щоб їх можна було легко знайти.

5. Для швидкого та безпомилкового знаходження документів використовувати швидкозшивачі різних кольорів.

Використання спеціальних меблів відіграє важливу роль у поліпшенні робочих місць працівників діловодства, сприяє підвищенню продуктивності їх праці.

Для роботи інспектора відділу кадрів необхідних письмовий стіл. Звичайно використовують двотумбові столи 78 см заввишки та розмірами поверхні 78×156 см. Бокові тумби можуть бути обладнані пристосуванням для зберігання картотеки. Робочий стіл мусить бути обладнаний необхідними засобами оргтехніки. У верхньому лівому ящику столу повинна знаходитись касета з клейкою стрічкою, зшивач, пристрій для дрібних канцелярських предметів. У правому верхньому ящику можна розмістити реєстраційну чи контрольну картотеку.

Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.

Облік кадрів має забезпечувати достовірні відомості:

— про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

— про зміну кількості і складу працівників в установі у цілому та її підрозділах, а також про причини цих змін;

— про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

— про кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників;

— про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву, тощо.

Можливість одержання згаданих та інших даних про особовий склад забезпечується веденням кадровою службою відповідної документації.

Документація з особового складу утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання). Характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою. Виникає ця документація разом з появою людини на світ і супроводжує її все життя.

3. Призначенням документації з кадрів

Діяльність підприємства з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, атестації, нагородження та пенсійного забезпечення кадрів відображається у документації з особового складу.

Службова документація з особового складу використовується як у довідкових цілях, так і є підставою для надання працівникам пільг, стипендій, пенсій чи іншої допомоги, а також для надання громадянам документів, що засвідчують їхню особу, посаду, фах. Кадрова документація завжди відображає управлінську діяльність конкретних осіб, тому її називають іменною документацією.

Основним призначенням документації з кадрів і є подання необхідної інформації стосовно працівників, зайнятих на підприємстві, або які знаходяться в резерві. Документація з особового складу утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, а саме їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та інше. Ця документація містить і дає характеристику правовим, трудовим та службовим взаємовідносинам окремого працівника на тій чи іншій посаді з установою.

У документації з особового складу відображується діяльність установи з обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомога.

Документація з особового складу використовується у довідкових справах. Мільйони громадян, практично усе працююче населення, не раз і не два звертаються за довідкою чи іншим документом. Особливо зростає значущість документації з особового складу у час виходу працівника на пенсію.

Можливо, найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.

Сказане дає змогу зробити висновок, що ведення кадрової документації, її облік, використання та зберігання повинні бути оставлені зразково.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів:

— особисті та особові документи працівників;

— організаційно-розпорядча документація;

— первинна облікова кадрова документація.

До групи особистих документів працівників відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.

Особистими також є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника — атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.

Типова технологічна схема обробки кадрової документації — стадії:

— документування трудових правовідносин;

— ведення особових справ та трудових книжок;

— ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.

Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві:

— організаційні (положення, інструкції, правила, статути);

— розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали);

— довідково-інформаційні (доповідні та пояснювальні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо).

Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів.

Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані підгрупи:

— вихідні (початкові) облікові документи;

— похідні (повторні) облікові документи.

Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.

Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення — забезпечити повну, достовірну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи з кадрів. До цієї підгрупи облікових документів відносять: картки спеціалізованого обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації (вказівні списки, книга обліку та інші).

4. Посадова інструкція начальника відділу кадрів

Для прикладу розглянемо посадову інструкцію начальника відділу кадрів: завдання та обов’язки, права та відповідальність, кваліфікаційні вимоги.

I. Загальні положення

Начальник відділу кадрів призначається на посаду та звільняється з неї наказом директора підприємства.

Начальник відділу кадрів підпорядкований директору підприємства.

У своїй діяльності начальник відділу кадрів керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, статутом підприємства, положенням про Відділ кадрів, правилами внутрішнього трудового розпорядку і іншими нормативними актами, а також цією Інструкцією.

II. Завдання та обов’язки

Начальник відділу кадрів:

— організовує роботу із забезпечення підприємства працівниками потрібних професій, спеціальностей і кваліфікації згідно з цілями, стратегією та профілем підприємства, зовнішніми та внутрішніми умовами його діяльності, які змінюються, із формування і ведення банку даних про кількісний та якісний склад кадрів, його розвиток та рух;

— керує розробленням перспективних і річних планів комплектування підприємства персоналом з урахуванням перспектив його розвитку, змін складу працюючих у зв’язку з упровадженням нової техніки та технології, механізації та автоматизації виробничих процесів, а також пуском виробничих об’єктів;

— організовує розроблення прогнозів, визначення поточної і перспективної потреби в кадрах і джерел її задоволення на основі вивчення ринку праці, встановлення прямих зв’язків з навчальними закладами і службами зайнятості, контактів з підприємствами аналогічного профілю, інформування робітників підприємства про наявні вакансії, використання засобів масової інформації для розташування об’яв про наймання працівників;

— бере участь у розробленні кадрової політики і кадрової стратегії підприємства;

— вирішує питання найму, звільнення, переведення працівників, контролює їх розстановку і правильність використання у підрозділах підприємства;

— забезпечує приймання, розміщення молодих працівників згідно з одержаною в навчальному закладі професією і спеціальністю, спільно з керівниками підрозділів і громадськими організаціями здійснює проведення їх стажування та виховної роботи;

— здійснює роботу з добору, відбирання і розставлення кадрів на основі оцінювання їх кваліфікації, особистих і ділових якостей;

— контролює правильність використання працівників у підрозділах підприємства;

— здійснює планомірну роботу зі створення резерву для висування на підставі таких організаційних форм, як планування ділової кар’єри, підготовка кандидатів на висування за індивідуальними планами, ротаційне пересування керівників і фахівців, навчання на спеціальних курсах, стажування на відповідних посадах;

— бере участь в атестації, розробленні заходів щодо реалізації рекомендацій атестаційних комісій, визначає коло працівників, які підлягають черговій та повторній атестації, забезпечує підготовку необхідних документів;

— організовує своєчасне оформлення приймання, переведення і звільнення працівників згідно з трудовим законодавством, положеннями, інструкціями і наказами керівника підприємства, облік особового складу, видавання довідок про теперішню і минулу трудову діяльність працюючих, збереження і заповнення трудових книжок та ведення встановленої документації з кадрів, а також підготовку матеріалів для рекомендації працівників до заохочень та винагород;

— забезпечує підготовку документів з пенсійного страхування, а також документів необхідних для призначення пенсій працівникам підприємства і їх сім’ям, а також подання їх до органів соціального забезпечення;

— організовує розроблення і реалізацію заходів, спрямованих на вдосконалення керування кадрами на основі впровадження відповідної підсистеми "АСУ-кадри" системи добору, розстановки кадрів, яка забезпечує відбір найбільш підготовлених працівників для ефективного виконання ними своїх обов’язків, профвідбір та профадаптацію кадрів, їх професійно-кваліфікаційне просування;

— здійснює методичне керівництво виконання керівниками структурних підрозділів постанов, наказів і розпоряджень з питань роботи з кадрами;

— вживає заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з кадрами. Вивчає та узагальнює підсумки роботи з кадрами, аналізує причини плинності, прогулів та інших порушень трудової дисципліни, готує пропозиції щодо усунення виявлених недоліків, закріплення кадрів, вживає заходів щодо працевлаштування вивільнених працівників. Здійснює зв’язок з іншими підприємствами в питаннях добору кадрів;

— організовує табельний облік, складання і виконання графіків відпусток, контроль за станом трудової дисципліни в структурних підрозділах підприємства і додержанням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку;

— розроблює заходи щодо поліпшення трудової дисципліни, зниження витрат робочого часу, контролює їх виконання;

складання встановленої звітності з обліку особового складу та роботи з кадрами;

— керує працівниками відділу.

III. Права

Начальник відділу кадрів має право:

— представляти підприємство в інших організаціях з питань, які входять до компетенції Відділу за дорученням директора підприємства або його заступника;

— одержувати у встановленому порядку від працівників апарату управління підприємства інформацію, документи, необхідні для виконання покладених на Відділ обов’язків;

— перевіряти роботу з кадрів у структурних підрозділах апарату управління підприємства;

— вносити пропозиції керівництву підприємства щодо заходів покращення роботи з кадрами.

IV. Відповідальність

Згідно з чинним законодавством начальник відділу кадрів несе повну відповідальність за якісне і своєчасне виконання покладених на нього завдань і функцій, передбачених Положенням про відділ кадрів та цією Інструкцією.

V. Повинен знати

Начальник відділу кадрів повинен знати:

— законодавчі і нормативні акти, методичні матеріали з управління персоналом;

— трудове законодавство;

— структуру і штат підприємства;

— його профіль, спеціалізацію і перспективи розвитку;

— кадрову політику і стратегію підприємства;

— порядок складання прогнозів, визначення перспективної і поточної потреби у кадрах;

— джерела забезпечення підприємства кадрами;

— стан ринку праці;

— системи і методи оцінювання персоналу;

— методи аналізу професійно-кваліфікаційної структури кадрів;

— порядок оформлення, ведення і збереження документації, пов’язаної з кадрами і їх рухом;

— порядок формування і ведення банку даних про персонал підприємства;

організацію табельного обліку;

— методи обліку руху кадрів, порядок складання встановленої звітності;

— можливості використання сучасних інформаційних технологій у роботі кадрових служб;

— передовий вітчизняний і світовий досвід роботи з персоналом;

основи профорієнтаційної роботи;

— порядок розроблення планів комплектування підприємства кадрами;

— положення про порядок призначення та виплати державної допомоги;

— порядок оформлення приймання, переведення та звільнення працівників, ведення і зберігання їх трудових книжок та особових справ, оформлення пенсій працівникам підприємства та їх сім’ям;

— організацію табельного обліку;

— методи обліку просування кадрів, порядок складання встановленої звітності;

— основи профорієнтаційної роботи;

— основи соціології, психології праці, економіки, організації виробництва та управління;

— трудове законодавство;

— засоби обчислювальної техніки, комунікацій і зв’язку.

VI. Кваліфікаційні вимоги

Начальником відділу кадрів призначається особа, яка має повну вищу освіту відповідного напряму підготовки (маґістр, спеціаліст) та стаж роботи з управління персоналом – не менше 2 років.

VII. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

У відділі організації праці отримує штатний розпис і зміни до нього та зміни в структурі підприємства.

Відділу бухгалтерського обліку та звітності надає копії наказів про звільнення, прийняття і переміщення за посадами.

УЗГОДЖЕНО:

Керівник структурного підрозділу: (підпис) (ПІБ) "____" _____ ____р.

Начальник юридичного відділу: (підпис) (ПІБ) "____" ________ __р.

З інструкцією ознайомлений: (підпис) (ПІБ) "____" __________ ____р.

Висновки

Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо.

Основним призначенням документації з кадрів і є подання необхідної інформації стосовно працівників, зайнятих на підприємстві, або які знаходяться в резерві. Документація з особового складу утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, а саме їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та інше. Ця документація містить і дає характеристику правовим, трудовим та службовим взаємовідносинам окремого працівника на тій чи іншій посаді з установою.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів:

— особисті та особові документи працівників;

— організаційно-розпорядча документація;

— первинна облікова кадрова документація.

Список використаних джерел

1. Антоненко І. Національний стандарт "Інформація та документація — керування документаційними процесами" невдовзі набуде чинності // Секретарь-референт. — 2006. — № 8. — С. 18-23

2. Беспянська Г. Упровадження міжнародного стандарту "Інформація та документація. Керування документаційними процесами" в Україні // Секретарь-референт. — 2008. — № 1. — С. 15-19 ; № 2. — С. 9-11

3. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: Навчальний посібник. — К. : Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

4. Кушнаренко Н. Н. Документоведение : Учебник. — К. : Знання, 2006. — 459 с.

5. Ларин М.В. Управление документацией теория и практика //Делопроизводитель. – 2001. – № 1

6. Митченко О.Ю. Применение международного стандарта ИСО 15489-2001 при создании системы управления документацией в организации // Секретарское дело. – 2004. – № 6

7. Митченко О.Ю. Распределение ответственности по управлению документацией внутри организации (Требования международного стандарта ИСО 14489-200) //Делопроизводство. – 2005. – № 1. – С. 50 – 53

8. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини / ред. : В. М. Бріцина. — К. : Довіра, 2007. — 687 с.

9. Палеха Ю. І. Загальне документознавство: Навчальний посібник. — К.: Ліра-К, 2008. — 394, с.