ReferatsS

Все для студентов и самообразования

Особливості роботи з документами які містять конфіденційну інформацію

Вступ.

1. Умови віднесення інформації до конфіденційної таємниці.

2. Заходи щодо захисту комерційної таємниці. Особливості діловодства з документами, що містять комерційну таємницю.

3. Зберігання документів, що містять комерційну таємницю.

Висновки.

Список використаної літератури.

 

Вступ

В умовах конкуренції між фірмами, підприємствами, установами актуальною проблемою стає збереження інформації, що становить їхню комерційну таємницю.

Комерційна таємниця — один із видів таємниці, яка охороняється кримінально-правовими засобами (поряд з таємницею державною, службовою, голосування, усиновлення тощо). Поняття такої таємниці міститься в ст. 30 Закону України від 27.03.91, Пpoпідприємства в Україні»( Відомості Верховної Ради Української РСР. -1991. — № 24 — Ст. 272), де „під комерційною таємницею підприємства маються на увазі відомості, пов’язані з виробництвом, технологічною інформацією, управлінням, фінансами та іншою діяльністю підприємства, що не є державною таємницею, розголошення яких може завдати шкоди його інтересам».

Комерційна таємниця — це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційної мети (одержання прибутку, уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) і яка вважається конфіденційною. До конфіденційної інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної діяльності, які дають змогу успішно конкурувати.

 

1. Умови віднесення інформації до конфіденційної таємниці

Умовно інформацію, що становить комерційну таємницю підприємства, можна поділити на ділову та науково-технічну (технологічну) інформацію.

До ділової інформації належать: відомості про розміри прибутків, собівартість випущеної продукції; плани та обсяги реалізації продукції (плани маркетингу, дані про характер та обсяг торговельних операцій, рівні цін, наявність товарів); відомості про фінансовий аспект діяльності підприємства (за винятком фінансових звітів); плани рекламної діяльності; списки торговельних та інших клієнтів, посередників, конкурентів, відомості про їх фінансове становище тощо.

До науково-технічної інформації належать: методи та способи виробництва (особливо нові розробки), нові технології, напрями модернізації відомих технологій та процесів, відомості про конструкції машин та обладнання, креслення, схеми, програмне забезпечення ПК тощо.

Основні умови віднесення інформації до комерційної таємниці:

— дійсна або потенційна комерційна важливість інформації;

— відсутність вільного доступу до інформації на законних підставах;

— вжиття заходів володарем інформації для її охорони та збереження конфіденційності.

Для організації зберігання конфіденційної інформації комерційного підприємства необхідно визначити інформацію, що становить комерційну таємницю та забезпечити порядок її захисту.

Якщо ці умови не виконуватимуться, то підприємство не матиме законних підстав для притягнення працівників до відповідальності за розголошення чи передання інформації, що містить комерційну таємницю.

Розголошенням комерційної таємниці є повідомлення стороннім особам без згоди уповноваженої особи відомостей, які відповідно до чинного законодавства України становлять комерційну таємницю, людьми, якими ці відомості були довірені в установленому порядку чи стали відомі у зв’язку з виконанням службових обов’язків, якщо це завдало чи могло завдати шкоди господарюючому суб’єкту (підприємцю).

В цілому зазначене поняття, як і поняття «збирання», „використання» роз’яснене в Законі України від 7 червня 1996 р. „Про захист від недобросовісної конкуренції» / Відомості Верховної Ради України. — 1996. — № 36. — Ст. 164.

Склад та обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, порядок схоронності та доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначає керівник [5, c. 86-87].

Органи державної влади та місцевого самоврядування не мають права втручатися у визначення та схоронність комерційної таємниці (крім випадків, передбачених чинним законодавством).

Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб запобігти розголошенню інформації та володінню нею конкурентами. Часто необхідно забезпечувати захист і „чужих» комерційних таємниць, про які можна довідатися з „додаткових» джерел. Якщо не буде такого захисту, то підприємство може втратити клієнтів і вигідних партнерів.

Таким чином, комерційна таємниця — це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша документована інформація, яку використовують для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, запобігання втрати, одержання добросовісної переваги над конкурентами), яку підприємець вважає конфіденційною. До конфіденційних відомостей відносяться перш за все ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні деталі комерційної діяльності, які дозволяють успішно конкурувати, прибуток фірми та ін.

До умов, при яких інформація підприємства може бути віднесена до комерційної таємниці відносяться:

· дійсна чи потенціальна комерційна цінність інформації в силу невідомості її третім особам;

· відсутність вільного доступу до цієї інформації на законній основі;

· приймання власником інформації необхідних заходів до охорони її конфіденційності. Забезпечення збереженості конфіденційної інформації комерційного підприємства вимагає дотримання наступних умов:

· визначення відомостей, які складають комерційну таємницю підприємства;

· забезпечення порядку їх захисту. Якщо ці умови не будуть виконані, то підприємство не буде мати законної основи для притягнення до відповідальності працівників за розповсюдження чи передачу відомостей, які складають комерційну таємницю.

Відомості комерційної таємниці підприємства можна умовно розділити на два великих блоки: 1) науково-технічна (технологічна) інформація; 2) ділова інформація [2, c. 146-147].

Науково-технічна інформація містить: відомості про конструкції машин і обладнання; схеми; матеріали, що використовуються; рецептури; методи і способи виробництва (особливо про нові вироби, що розробляються); нові технології, напрямки модернізації відомих технологій, процесів і обладнання; програмне забезпечення ПК. Ділова інформація містить:

· відомості про фінансову сторону діяльності підприємства, крім фінансових звітів (стан розрахунків з клієнтами, заборгованість, кредити та ін.);

· відомості про розмір прибутку, собівартості виробляємої продукції та ін.;

· плани розвитку підприємства (тактичні і стратегічні);

· плани й обсяги реалізацій продукції (плани маркетингу, дані про характер і обсяг торгових операцій, про рівні цін, на явність товарів);

· аналіз конкурентоспроможності виробленої продукції, ефективність експорту та імпорту, час виходу на ринок, що пропонується;

· плани рекламної діяльності;

· списки торгових та інших клієнтів, представників, посередників, конкурентів, відомості про взаємовідношення з ними, їх фінансове положення, проведених операціях і обсягах, умовах діючих і нових контрактів та ін.

Перелік і обсяг відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства, строки конфіденційності, порядок захисту і доступу до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначаються керівником організації. Керівник може залучити для проведення цієї роботи спеціалістів-аналітиків.

Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб, як говорять професіонали, запобігти розповсюдженню її до конкурентів. В деяких випадках вимагається захист і «чужих» комерційних секретів, які можуть бути довірені підприємству іншими особами, організаціями. Відсутність такого захисту може залишити підприємство без вигідних партнерів, клієнтів [11, c. 162-163].

Забезпечення захисту комерційної таємниці містить:

· встановлення правил віднесення інформації до комерційної таємниці;

· розробку і доведення до осіб, допущених до відомостей, що складають комерційну таємницю, інструкцій за дотриманням режиму конфіденційності;

· обмеження доступу до носіїв інформації, які вміщують комерційну таємницю;

· використання організаційних, технічних та інших засобів конфіденційної інформації;

· здійснення контролю за дотриманням встановленого режиму охорони комерційної таємниці.

Як і всі співробітники фірми, менеджер повинен при вступі на роботу підписати зобов´язанність про нерозголошення комерційної таємниці (про відповідальність за її збереження).

В цьому документі основними являються наступні обов´язки:

1) не розголошувати відомостей, що складають комерційну таємницю, які будуть доведені чи стануть відомі при виконанні службових обов´язків, в тому числі, протягом визначеного строку після звільнення з фірми;

2) дотримуватись доведених до відома співробітника вимог по захисту комерційної таємниці;

3) не використовувати відомості, що складають комерційну таємницю без відома на це її власника;

4) не мати ніяких обов´язків перед іншими особами і підприємствами.

За інформованістю менеджери більшості підприємств є другі особи після керівника. Менеджер має доступ до самих різноманітних джерел інформації. Він може її одержувати:

· організовуючи різні паради, прийоми, переговори;

· приймаючи і обробляючи кореспонденцію;

· складаючи і контролюючи виконання документів;

· проводячи телефонні переговори;

· приймаючи відвідувачів та ін.

Менеджер є основною фігурою для осіб, що добувають різноманітну інформацію. Тому йому необхідно проявляти розумну обачність у розмовах з потенційними партнерами чи клієнтами, для яких будь-яка інформація може стати важливою.

Менеджер часто повинен відповідати нарізні запитання. Потрібно увесь час чітко проводити межу: звичайні, рядові запитання і запитання «ковзаючі», відповіді на які розкривають конфіденційні сторони роботи фірми. У цьому випадку треба запитати себе: «Чи має право співрозмовник знати дану інформацію? Чи необхідна вона йому у роботі?». На «ковзаючі» запитання відповіді повинні бути ухильні. Хоча за рекомендаціями японських спеціалістів, сама розумна відповідь на подібне запитання — «не знаю», а за діловою етикою така відповідь для менеджерів небажана. Можна також порекомендувати співрозмовнику звернутися з цим питанням до керівника фірми [9, c. 104-105].

В більшості конфіденційної інформації необхідно керуватися рекомендаціями керівника фірми чи служби безпеки підприємства. Менеджер за видом своєї діяльності повинен знати, хто і до якої інформації чи обладнання має допуск і дотримуватись встановлених правил. І якщо, наприклад, рядовий працівник фірми раптом зацікавився конфіденційним документом, потрібно швидко і тактично зупинити цю спробу.

Особливо уважним потрібно бути до предметів, які «забувають» відвідувачі. Звичайний блокнот, фломастер, портмоне чи інші предмети можуть виявитись технічними пристроями для підслуховування і «зняття» самої важливої інформації, наприклад, відразу після переговорів і виходу відвідувачів. Не можна залишати відвідувачів в кабінеті самих, так як професіонали можуть легко протягом секунди встановити підслуховуючий пристрій. Усі залишені чи знайдені предмети потрібно швидко передати в службу безпеки підприємства. Розібратися з ними — завдання спеціалістів.

Менеджер, як і інші працівники фірми, повинен усвідомлювати значимість конфіденційної інформації для успішної роботи і процвітання фірми, а також знати про прийоми і методи, якими можуть користуватися конкуренти по збору такої інформації.

Існують випробувані на практиці рекомендації щодо захисту конфіденційної інформації.

Для обмеження доступу до інформації комерційної таємниці керівник видає спеціальний наказ про введення «Переліку відомостей, які вміщають комерційну таємницю підприємства», заходи щодо охорони цих відомостей, встановлює коло осіб, які мають доступ до цієї інформації, і правила роботи з документами, які мають гриф «Комерційної таємниці». Співробітники підприємства повинні під розписку ознайомитись із наказом та додатками до нього [3, c. 125-126].

Приблизно перелік відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства може бути таким:

· обсяги кредитів, що одержала або хоче одержати фірма;

· назви фірм-контрагентів;

· обсяги виробництва (місяць, квартал, рік);

· обсяги прибутку (місяць, квартал, рік);

· розподіл прибутку;

· цілі, завдання, тактика переговорів з партнерами;

· умови комерційних контрактів, послуг;

· ступінь заінтересованості у придбанні товарів або послуг;

· заробітна плата працівників фірми;

· характер та репутація персоналу фірми;

· регіони збуту продукції;

· напрямки маркетингових досліджень фірми.

У випадку необхідності цей перелік може бути доповнений і також завірений підписом керівника з проставленням нової дати.