Вступ

1. Сутність поняття «документ»

2. Властивості та ознаки документа

3. Неопублікований документ

Висновки

Список використаних джерел

Вступ

У документознавстві застосовується таке визначення документа: "Документ — це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі" [8, с. 6].

Таке визначення розроблено й затверджено Міжнародною організацією по стандартизації (ІСО) з участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, і Міжнародної федерації документації, Міжнародної ради по архівам, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, т. б. за допомогою не тільки знаків письма, а й зображення, звуку тощо. п. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об`єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам`ятники, зразки порідтощо. п.)[8, с. 6].

Тема: «Аналіз терміну «Неопублікований документ».

1. Сутність поняття «документ»

Поняття "документ" є фундаментальним в понятійній системі документознавства. Воно відбиває ознаки реальних предметів, які служать об`єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню та використання документної інформації в суспільстві.

Це широко використовується в усіх галузях суспільної діяльності. Майже у кожній галузі знання маємо одну чи кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об`єктів, яким надається статус документів. Документ є об`єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття "документ" багатозначний і залежить від того в якій галузі та з якою метою його використовують.

На міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яку можна використовувати як одиницю в документному процесі.

У документоведенні застосовується таке визначення документа: "Документ — це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі" [6, с. 114].

Таке визначення розроблено й затверджено Міжнародною організацією по стандартизації (ІСО) з участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, і Міжнародної федерації документації, Міжнародної ради по архівам, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, т. б. за допомогою не тільки знаків письма, а й зображення, звуку тощо. п. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об`єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам`ятники, зразки порідтощо. п.).

В Україні офіційно прийняті три визначення документа (ДСТУ):

1. ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, яка може розглядатися як одиница в процесі здійснення інформаційної діяльності.

2. ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачи в часі та просторі.

3. ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об`єкт, який містить в закріпленому вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і який має відповідно діючого законодавства правове значення[9, с. 11].

Названі в визначеннях ознаки документа припускають:

• наявність інформації, змісту;
• стабільну речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує довгострокове користування та зберігання документа;
• функціональне призначення передачі інформацією в просторі і часі, тобто від використання в соціальних комунікаційних каналах.

Документ спеціально створюється із єдиною метою збереження і передачі соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації. Історія виникнення і еволюція тлумачення терміна "документ" вивчена недостатньо. За тривалий історичний період значення поняття "документ" постійно змінювалося.

Відношення між різними визначеннями документа будується за принципом ієрархії – залежності одного поняття від іншого, де кожне більш широке поглинає, заключає в себе менш широке. Необхідність поетапного звуження об`єма поняття «документ» визвана практичною метою визначення предмета діяльності тієї чи іншої галузі. Визначення документа І обов`язкове для використання в усіх сферах нормативної документації: в довідковій, учбово-методичній та іншій літературі, яка відноситься до галузі інформації та документації. Значення документа ІІ прийнято в галузі книговидання та книгорозповсюдження. Галузь використання визначення документа ІІІ – діловодство та архівна справа.

Для документознавства в даному випадку найбільш прийнятним є визначення документа ІІ: який розуміють так – він представляє собою двухсторонню одиницю – поєднання матеріального об`єкта з інформацією, яка закріплена створеним людиною способом. Без однієї з цих сторін – немає документа. Дотримання такого признаку, як сворений людиною спосіб закріплення інформації, не дозволяє вважати документом, наприклад, ген: генетична інформація, закріплена способом, створеним природою, а не людиною.

Це визначення дозволяє обмежити коло основних документів – об`єктів документно-комунікаційної діяльності, зосередити увагу на визначенні, яким оперують бібліотекознавство, бібліографознавство, книговедення та інші близькі до них галузі знань.

В бібліотечній, бібліографічній, книготорговій, інформаційній діяльності працюють з спеціально виготовленими об`єктами, т.б. документами, що виконують одночасно дві функції, які є головними для документа – це зберігання та передача інформації в часі і просторі. Існує безліч предметів, на яких зафіксована інформація, наприклад предмети побуту, вивіски, рекламні щити, будівлі і т.п. Вони також зберігають і передають її в часі, а деякі – і в просторі, але для них ці функції є другорядними. Значення Документа ІІ виводить з числа документів предмети, які не можуть бути включені в документний фонд і не призначені для широкого розповсюдження в суспільстві.

Названі у визначені ознаки документа:

1. наявність інформації, змістовність;
2. стабільну речову (матеріальну) форму, яка забеспечує довготривале використання та зберігання документа;
3. функціональну приналежність для передачі інформації в просторі і часі, т.б. для використання в соціальних та комунікаційних каналах[9, с. 13].

2. Властивості та ознаки документа

Документ є система — безліч закономірно пов`язаних один з одним елементів і частин як певна цілісна єдність. Елемент — гранична одиниця розподілу документа. Сукупність однорідних елементів, виконують необхідну для існування системи функцію, яка називається підсистемою. Якщо в системі є кілька підсистем, то вся система стає складною.

Поняття системи відносно, як і поняття елемента. Якщо системою вважати документ як такий, то його сутнісними підсистемами будуть інформаційна та матеріальна (речовинна, субстанціонна) складові, і навіть конструктивні елементи документа (титульний лист, обкладинка, палітурка, форзац тощо. буд.), об`єднані у складне ціле. Підсистемою документа може і текст, що з глав, параграфів, абзаців[8, с. 22].

Документ як єдине ціле — це єдність складових його елементів і підсистем, суперсистема стосовно нього. З погляду сукупності документів, зібраних у фондах органів інформації, бібліотек, архівів, книжкових магазинів та ін. (залежно від масштабів системи) документ стає підсистемою і навіть елементом.

Вивчення документа як системи полягає у виявленні його елементів, підсистем і перетинів поміж ними, тобто у вивченні його структури. Встановлюються ознаки і параметри, що характеризують документ в розумінні системи. Визначаються функції, що їх елементами, підсистемами усередині та зовні цією системою, її властивості, тобто якісні відмінності, що зумовлюють відносну самостійність, стійкість і стабільність даної системи, придатність документа для використання у соціальній комунікації.

При системному підході документ який вивчається сприймається як частина більшої системи соціальних комунікацій. Тому, передусім, важливо з`ясувати, частиною якої більш загальної системи (цілого) є в цьому випадку документ. Саме цим визначаються її можливості, задаються цілі існування, функції, закономірності функціонування.

Документ представляє собою відносно самостійну систему за наявністю власних ознак і властивостей, зумовлюючих його відмінність і схожість із іншими матеріальними об`єктами. Ознака відбиває зовнішню прикмету; за сукупністю ознак можна віднести спостережуваний об`єкт до документа. На відміну від ознаки властивість відбиває якісне, тобто внутрішньо властиву документу відмінність. Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише ступінь їх проявe), а набір ознак документа у кожному разі може бути індивідуальним.

Як і будь-який об`єкт, документу властива безліч властивостей (відмітних якостей). Найбільш суттєві їх такі:

а) атрибутивність документа, тобто наявність невід`ємних додатків, без яких його існування неспроможне. Документ як цілісна система складається із двох основних складників — інформаційної та матеріальної. Відсутність однією зі складових перетворює документ в не документ (в усне мовлення, річ);

б) функціональність документа, тобто його призначення передачі інформації в просторі і часі. Документ — поліфункціональний об`єкт, тобто він виконує безліч загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітними потребами суспільства в інформації, знаннях;

в) структурність документа, тобто тісний взаємозв`язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей за різних зовнішніх і внутрішніх змінах. Типову структуру, тобто однаковий набір елементів для певного виду документів, мають майже всі функціонуючі у системі соціальних комунікацій документи. Типова структура документів різних видів визначається спеціальними стандартами, положеннями, інструкціями тощо. Саме структура забезпечує ефективність використання коштів і довгочасність зберігання документа.

До відмітних ознак документа відносяться:

а) наявність смислового семантичного змісту. Документ — носій сенсу, який передається сукупністю послідовних знаків.

б) стабільна речовинна форма, забезпечує довгострокову схоронність документа, можливість багаторазового (довгострокового) використання засобів і переміщення інформації у просторі і часі;

в) призначення від використання у соціальній комунікації. Документи — це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації;

г) завершеність повідомлення. Фрагментарне незавершене повідомлення може не бути повноцінним документом. Вимога завершеності є відносною, бо є ряд незавершених повідомлень, мають особливе значення фінансування наукових досліджень (начерки, чернетки, ескізи)[9, с. 17].

3. Неопублікований документ

Документ — складний об`єкт, являє собою єдність інформації та матеріального (речовинного) носія. З`ясувати його сутність — це завдання, яке вирішується за допомогою системного підходу — методологічного напрямку у науці, який ставить завданням розробку засобів, методів дослідження складно організованих об`єктів — систем (грецьк. sistema — ціле, складене з двох частин, з`єднання) [5, с. 110].

Основною складовою документа виступає інформація, т.б, різноманітні свідоцтва, дані, знання, які передаються в процесі комунікації. Інформація, що міститься в документі, має специфічні риси:

1. Документ є носієм соціальної інформації, створений людиною для використання в суспільстві.
2. Документ несе у собі семантичну (смислову) інформацію, яка є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту – одна з головних ознак документа. Беззмістовна інформація документом бути не може.
3. Інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Виключення становлять незакінчені літературні твори, ескізи, чорновики, які характеризують творчий процес їх творця (письменника, вченого, художника).
4. Як будь-який об`єкт, який має знакову природу, повідомлення представляють собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, якщо знаєш знакову систему кодування декодування інформації[5, с.114].

Фіксоване повідомлення має знакову форму тому, що тільки в такому вигляді можна передати в повідомленні знання, емоції, вольовий вплив автора (комуніканта), представляючи читачу (реціпієнту) можливість декодувати та оволодівати відповідними знаннями. Знаковість – обов`язкова ознака будь-якого документного повідомлення.

1. Документ – це інформація, яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, — письмо, графіки, фотографія, звукозапис і т.п.
2. Документ має субстанціональність (речність). Для документа важлива стабільна речова форма. Запис «вилами по воді» документом вважати не можна[5, с. 115].

Інформація може бути недокументною – не закріпленою – і документною – закріпленою на речовому носії (папір, магнітна стрічка, дискета, лазерний диск, пергамент, папірус, глиняна табличка і т.ін.), спеціально створеному для її зберігання та передачі в просторі і часі.

Матеріальний об`єкт, спеціально створений для запису, зберігання і передачі, прийнято називати матеріальним носієм або носієм інформації. Існування документа поза матеріального носія неможливе.

Функція матеріальних об`єктів обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), представлену більшістю у вигляді книг, брошюр, журналів, газет, листків, буклетів, мікрофіш, магнітних дискет, оптичних дисків і т.п. Були також історичні форми документів у вигляді глиняних табличок, папірусів, пергаментних свитків. Така конструкція дає можливість документам бути зручними для переміщення, зберігання і використання (читання, перегляд, прослуховування) в соціальних документних комунікаціях. Але спеціальна форма об`єкта також не може служити одиничним критерієм для того, щоб вважати його документом (чистий лист паперу, дискета чи фотоплівка) , така ідентифікація можлива лише при наявності зафіксованого на ньому повідомлення, тексту.

Матеріальний об`єкт стає документом тільки у випадку єднання речового носія та інформації яка в ньому міститься. Двояка природа документа — одна із основних особливостей його як системи. При відсутності однієї з перечислених ознак немає єдності, а відповідно і документа.

Документ спеціально створюється з метою зберігання і передачі соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації.

Існує також інтерпретація поняття «документ» якої притримуються ІСО і яка відображена в ДСТУ 3017-95: це забезпечення взаєморозуміння між основними соціальними інститутами по зберіганню і організації користування документами – бібліотеками, архівами, музеями, інформаційними центрами.

Поняття «документ» виступає як родове для видових: опублікований, неопублікований, ізодокумент, кіно-, фоно-, фотодокумент. З цієї точки зору різновидом документа являються: рукопис, книга, журнал, газета, буклет, листівка, карта, ноти, фільм, грамплатівка, мікрофільм, магнітна стрічка, магнітний та оптичний диск і т.п[5, с. 117].

Наявність узагальнюючого поняття «документ» не виключає можливості існування більш часткових, вузькоспеціальних трактувань, які можна застосувати до різних галузей суспільної діяльності і науковим дисциплінам: історичному джерелознавству, діловодству, дипломатії, юридичній науці. Деякі спеціалісти не вважають документами художні твори, пам`ятки писемності минулих років. Інші визнають такими лише об`єкти, які мають правове значення і т.п.

Неопублікований документ — рукописний, машинописний або писемний електронний документ, що не є виданням або його частиною.

До основних видів неопублікованих документів відносяться:

— Науковий звіт — письмове чи усне повідомлення офіційній особі або організації про свою роботу, виконання завдань, доручень і т. ін.

— Депонований рукопис (від лат. deponere – класти) – форма опублікування документа, що полягає в його зберіганні в спеціально визначеному центрі, з обов’язковим інформуванням про депонований документ в опублікованому бібліографічному посібнику, з метою надання документа або його копії споживачам інформації для використання.;

— Дисертація (від лат. dissertation – розвідка, роздуми, дослідження) – форма наукового дослідження, що публічно захищається на засіданнях вченої спеціалізованої ради за певною спеціальністю, подана на здобуття наукового ступеня кандидата чи доктора наук. Це кваліфікаційна праця, де представлена сукупність результатів і наукових положень, висунутих здобувачем для прилюдного захисту, що свідчать про особистий внесок у науку.

— Автореферат дисертації — короткий виклад наукової праці самим автором, напр., автореферат дисертації.

— Препринт — відбиток тексту наукового повідомлення, надрукований для швидкого ознайомлення з ним вузького кола спеціалістів.

— Науковий переклад.

— Огляд (науковий) – науковий документ, що містить систематизовані дані з певної тематики, отриманий в результаті аналізу першоджерел і призначений для ознайомлення із сучасним станом певних наукових проблем і перспективами їх розвитку.

Огляд аналітичний містить критичну оцінку інформації, поданої у досліджуваних матеріалах; огляд реферативний існує у вигляді реферату з використанням низки первинних документів; огляд тематичний складений на підставі аналізу первинних матеріалів, об’єднаних однією темою.

Висновки

Слово документ (лат. documentum — зразок, доказ, свідчення) походить від іменника "docere" — вчити, навчати. Коріння цього терміну йдуть у індоєвропейський прамову, де воно означало жест витягнутих рук, пов`язаний з передачею, прийомом чи отриманням чогось.

У документознавстві застосовується таке визначення документа: "Документ — це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі".

В Україні офіційно прийняті три визначення документа (ДСТУ):

1. ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, яка може розглядатися як одиница в процесі здійснення інформаційної діяльності.

2. ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачи в часі та просторі.

3. ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об`єкт, який містить в закріпленому вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і який має відповідно діючого законодавства правове значення[9, с. 11].

Неопублікований документ – не поданий для широкого (публічного) використання документ.

До основних видів неопублікованих документів відносяться: науковий звіт; депонований рукопис; дисертація, автореферат дисертації; препринт; науковий переклад.

Список використаних джерел

1. Буран В. Я. Бібліографія: Заг. курс. Навч. посібн. для культ.-освіт. уч-щ. -К.: Вища шк., 1984. -215 с.
2. Короткий термінологічний словник із бібліографознавства та соціальної інформатики/ Hаук. ред. і автор вступ. ст. Шведова — Водка Г.М.; Книжкова палата України. — К.: Кн. палата України, 1999. -115 с.
3. Коршунов О. П. Библиография: теория, методология, методика. — М.: Книга, 1986. -285, с.
4. Коршунов О. П. Библиографоведение: Общ. курс: Учеб. для библ. фак. ин-тов культуры, ун-тов и пед. вузов,. -М.: Кн. палата, 1990. -231, с.
5. Кушнаренко Н. Н. Документоведение : Учебник. — К. : Знання, 2000. — 459 с.
6. Кушнаренко Н. Н.Документоведение: Учебник. — К.: Знання, 2006. — 459 с.
7. Плешкевич Е. Документоведение и теория библиографии в поисках своего " документа" // Библиотековедение. — 2004. — № 4. — С. 44-47
8. Філіпова Л. Про наукові дослідження з сучасного документознаства та бібліотечно-бібліографічних наук. // Вісник Книжкової палати. — 2004. — № 3. — С. 22 — 23
9. Швецова-Водка Г. М. Вступ до бібліографознавства; Ред. Валентина Вдовиченко,; М-во освіти і науки України, Рівненський держ. гуманіт. ун-т. -К.: Кондор, 2004. -217 с.